Comment devenir secrétaire ?

Le secrétaire est l’employé chargé de rédiger le courrier de quelqu’un, de classer des documents ou de préparer des dossiers. Quelles études faut-il suivre pour devenir secrétaire ? Quel est le salaire de ce professionnel ? Quelles sont ses missions et compétences ? Nous répondons à ces questions dans cette fiche métier secrétaire.

Secrétaire Souriante Au Bureau
© istock

Qu’est-ce qu’un secrétaire ?

Le secrétaire joue un rôle central au sein d’une entreprise, administration, cabinet ou service, effectuant des tâches variées. Il est responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, des rendez-vous et de l’agenda de ses supérieurs.

La rédaction de courriers, d’e-mails et de comptes rendus, ainsi que l’organisation de réunions et de déplacements font également partie de ses attributions.

La polyvalence est cruciale pour un secrétaire, qui doit s’adapter aux différentes structures et tailles d’entreprise. Il peut être unique dans une PME ou un cabinet médical, mais plusieurs secrétaires peuvent être nécessaires dans des organisations plus grandes.

Important : Les outils informatiques facilitent la gestion quotidienne des tâches, tandis que la maîtrise du relationnel et de la langue française reste essentielle.

Les responsabilités du secrétaire varient selon le poste occupé, notamment entre un assistant de direction et celui travaillant pour un dentiste. Cependant, l’organisation des réunions, la gestion des appels et l’agenda demeurent des compétences communes. Enfin, la présence du secrétaire est souvent requise lors de réunions et d’événements divers.

Quel est le salaire d’un secrétaire ?

Le salaire moyen d’un secrétaire est d’environ 23 000 € à 28 000 € brut par an pour un temps plein, soit environ 1 900 € à 2 300 € brut par mois.

Comment devenir secrétaire ?

Se former au métier de secrétaire (formation initiale)

Le métier de secrétaire peut être abordé grâce à diverses formations de niveau bac à bac+3.

Les diplômes les plus couramment recherchés par les employeurs sont :

  • le bac pro Gestion Administration ;
  • le bac techno STMG ;
  • le BTS Assistant de manager ;
  • le BTS Assistant de gestion PME-PMI ;
  • le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ;
  • le DUT Gestion Administrative et Commerciale (GACO) ;
  • la Licence en Administration et gestion des entreprises.
A ne pas manquer :  Comment devenir député ?

Les formations disponibles après la troisième comprennent le bac pro Assistance à la gestion des organisations et leurs activités ainsi que le bac STMG. Pour les titulaires d’un bac, des options telles que :

  • le BTS Assistance technique d’ingénieur ;
  • le BTS collaborateur juriste notarial ;
  • le BTS communication ;
  • BTS gestion de la PME.

Enfin, des formations de niveau bac+3, comme le BUT Gestion administrative et commerciale des organisations, la licence pro mention e-commerce et marketing numérique, ou la licence pro mention management des activités commerciales, offrent des possibilités d’évolution rapide.

À noter : Intégrer une entreprise en tant que stagiaire, en alternance ou en CDD, permet d’acquérir rapidement une expérience professionnelle, favorisant ainsi une insertion réussie dans le métier de secrétaire.

Se reconvertir pour devenir secrétaire (formation continue)

Les Greta, regroupements d’établissements publics locaux d’enseignement, offrent des formations continues pour adultes. On peut y préparer des diplômes comme le CAP ou le BTS en formation continue.

Débouchés et évolutions de carrière

Les secrétaires peuvent travailler dans une grande variété de structures, y compris les PME, les cabinets d’avocats, les administrations et les groupes internationaux. Ils peuvent également se spécialiser dans des domaines spécifiques.

Avec environ 650 000 secrétaires répartis dans tous les secteurs d’activité, les opportunités sont abondantes. Les secrétaires peuvent se spécialiser et travailler dans des secteurs correspondants, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou publiques.

En gagnant de l’expérience et avec le bon niveau de diplôme, un secrétaire peut évoluer vers le poste d’assistante de direction ou de gestion. Bien que les emplois en secrétariat soient généralement stables, les premières années de carrière peuvent parfois impliquer du travail intérimaire.

A ne pas manquer :  Comment devenir sexologue ?

Pourquoi devenir secrétaire : avantages et inconvénients

Le secrétaire effectue un travail varié, dispose d’une grande autonomie et de possibilités d’évolution de carrière. Il a des horaires réguliers et la possibilité de travailler dans différents secteurs d’activité.

En revanche, le secrétaire a une charge de travail élevée et peut subir un manque de reconnaissance. Sa rémunération est relativement faible, il vit une routine quotidienne et la nécessité de gérer des situations stressantes ou difficiles.

Les compétences et qualités requises pour le métier de secrétaire

Un secrétaire est polyvalent et combine des compétences techniques, linguistiques, organisationnelles et interpersonnelles. Il doit maîtriser l’informatique, Internet et les outils bureautiques, tout en étant capable de rédiger, hiérarchiser et classer les documents.

Une excellente communication en français, en anglais et éventuellement dans une autre langue est également essentielle. Les secrétaires doivent gérer les priorités, anticiper les besoins et adapter leurs compétences à diverses situations. Ils sont appréciés pour leur discrétion, leur courtoisie et leur aptitude à gérer les relations et le stress.

Leur présentation soignée et leur maîtrise des techniques d’accueil sont primordiales. Enfin, ils se distinguent par leur organisation, leur méthodologie, leur autonomie et leur capacité à travailler dans un environnement parfois stressant. Leur disponibilité et leur capacité d’adaptation sont également des atouts indispensables.

L’état du recrutement dans le secteur

Les secrétaires sont employés dans une variété d’entreprises et d’organisations, notamment dans les secteurs public et privé.

Les recruteurs potentiels peuvent être des entreprises, des cabinets médicaux, des organismes gouvernementaux, des cabinets d’avocats, etc. Le marché de l’emploi pour les secrétaires peut varier en fonction de la région et du secteur d’activité, mais il y a souvent une demande continue pour des professionnels qualifiés.