Le fonctionnement de votre société vous semble perfectible ? Vous souhaitez améliorer la productivité de vos équipes et la rentabilité de votre activité ? Recourir au BPM (Business Process Management) constitue l’une des meilleures options. Qu’est-ce que le BPM et en quoi cette approche peut-elle vous aider à atteindre vos objectifs ?
Définition du Business Process Management (BPM)
Le Business Process Management (ou Gestion des Processus Métier) est une discipline qui vise à représenter, optimiser et suivre les différents processus régissant le fonctionnement d’une entreprise, le plus souvent, une équipe ou un service : on parle de processus métier.
La première étape consiste à visualiser concrètement le processus à améliorer. Pour ce faire, il convient d’identifier puis d’isoler chaque phase de son fonctionnement.
L’entreprise s’appuie ensuite sur un logiciel de BPM pour recréer une version améliorée, digitalisée et souvent automatisée (partiellement ou intégralement) du processus. Il peut s’agir d’un simple formulaire visant à transmettre des documents en interne ou bien d’un enchaînement de tâches beaucoup plus complexe impactant différents services.
Une fois déployé, le processus mis à jour est suivi régulièrement pour évaluer ses performances par rapport à l’ancienne version. Au fil du temps, il peut être de nouveau modifié afin de répondre à de nouveaux enjeux ainsi qu’aux réalités opérationnelles du moment.
Les avantages d’un logiciel de BPM
Les solutions dédiées à la digitalisation des processus métier sont aujourd’hui particulièrement performantes. Que permettent réellement ces outils et quelle est leur valeur ajoutée pour votre organisation ?
1 - De meilleures performances opérationnelles
L’intérêt principal d’un logiciel BPM réside dans les gains de temps qu’il confère au quotidien. En effet, votre entreprise recourt à de nombreux processus métier chaque jour, et la plupart d’entre eux présentent un potentiel d’optimisation parfois insoupçonné.
En refondant les enchaînements de tâches et en automatisant certaines phases chronophages, une plateforme de Business Process Management améliore grandement la fluidité et l’efficacité des organisations. Sur une année, les gains de temps sont considérables et d’autant plus intéressants qu’ils ne se font pas au détriment de la qualité.
De plus, vos collaborateurs sont libérés de certaines missions rébarbatives sources d’ennui, d’erreurs et de frustration.
Enfin, certaines solutions actuelles optent pour une approche “low code”, voire “no code”, qui réduit ou élimine l’usage de la programmation. Cette avancée permet à tous les métiers de créer leurs propres workflows, sans l’assistance de la DSI ou d’un développeur.
2 - Une meilleure collaboration sur les projets
Le succès de votre entreprise dépend également de la capacité de vos collaborateurs à communiquer et travailler en équipe de façon efficace.
Traditionnellement, la plupart des organisations fonctionnent encore en silo : les informations restent cloisonnées par service, difficilement partageables. Ce schéma organisationnel a aujourd’hui largement montré ses limites et le partage de l’information est désormais un enjeu crucial.
Les projets impliquent fréquemment différents intervenants et requièrent des expertises complémentaires. Il est donc indispensable que chaque partie prenante puisse accéder aux données, travailler sur des documents en simultané ou encore construire des processus de travail communs.
Les solutions de BPM actuelles sont justement conçues pour répondre à ces problématiques récurrentes : espaces de travail partagés, centralisation de la donnée, possibilité de coconstruction, droits de collaboration différenciés… Ce faisant, vos collaborateurs développent progressivement leur esprit d’équipe et apprennent à travailler en séquence et non comme des cellules indépendantes.
3 - Une approche agile et évolutive
Les processus cartographiés manuellement ne sont d’aucune aide au quotidien, ils servent à l’analyse. Ceux digitalisés à l’aide de technologies dépassées sont rigides et complexes à faire évoluer.
Heureusement, le concept même de BPM vise à pouvoir reconfigurer des processus existants ou à en créer de nouveaux en limitant les bouleversements organisationnels.
Ainsi, un logiciel de Business Process Management permet de rapidement reproduire un processus existant tout en améliorant sa structure, à partir d’un socle technique au goût du jour. Un logiciel BPM permet surtout de pouvoir travailler de façon opérationnelle directement dans l’outil ayant intégré ce schéma d’organisation.
Par ailleurs, ces processus ne sont pas figés dans le temps, puisque vous ou vos collaborateurs pouvez à tout moment les modifier afin de résoudre un dysfonctionnement ou ajouter une fonctionnalité par exemple.
4 - La possibilité de suivre et gérer les processus en temps réel
Les solutions BPM sont aussi largement axées autour de tableaux de bord pouvant être adaptés et synchronisés. Cette vision en temps réel des indicateurs de performance principaux est d’une grande utilité dans une stratégie data-driven.
En parallèle, il est possible de suivre précisément l’état d’avancement de chaque processus mais aussi d’accéder à un historique détaillé des modifications. De cette manière, un manager ou dirigeant d’entreprise peut non seulement piloter concrètement ses activités mais aussi fournir des pistes d’audit en toute circonstances.
5 - Une ROI rapide
La modernisation et la rationalisation de vos processus métier conduit à une exploitation plus intelligente des ressources de votre entreprise.
L’automatisation amène des gains de temps, les ressources humaines sont mieux réparties et collaborent de façon efficace et vos investissements financiers deviennent immédiatement plus rentables , chaque décision étant prise sur la base de données tangibles et vérifiables.
