D’ores et déjà omniprésent dans la vie quotidienne, le numérique occupe également une place très importante dans l’évènementiel surtout d’entreprise. Mais pourquoi les sociétés et les marques y accordent-elles tant d’importance ? Et quels sont les outils digitaux qui sont mis à leur disposition ?
L’évènementiel : un secteur dorénavant connecté
Alors que le numérique en n’était encore qu’à son b.a.-ba dans les organisations d’évènements, que les prestataires de services se recrutaient déjà en ligne, sur des annuaires et des sites spécialisés. À titre d’exemple, les professionnels présents sur Évènementiel Pro ont leurs prestations et leurs offres de services entièrement libres de consultation. Des demandes de devis seront toutefois nécessaires pour ceux qui veulent connaître leurs tarifs.
Force est de constater que l’évènementiel d’entreprise est depuis quelques années un secteur ultra connecté. Pour avoir de la visibilité et de la notoriété, les organisateurs n’ont pas d’autres choix que d’être présent de façon continuelle et régulière sur internet, mais surtout aussi sur les réseaux sociaux. Zapper le numérique n’est désormais plus à envisager. Ainsi, plus la portée de l’évènement est importante, plus les interventions numériques auprès du public doivent être conséquentes.
D’où le choix de nombreux dirigeants d’entreprise de faire appel au savoir-faire, ainsi qu’à l’expérience de professionnels spécialisés dans le numérique et dans le digital. Seuls ces derniers sont en effet à même de proposer les solutions nécessaires pour rendre un salon tant attractif qu’intéressant, auprès des visiteurs potentiels. C’est aussi une manière de toucher efficacement un public surtout si l’évènement a une vocation marketing et commerciale.
L’évènementiel : un large choix d’outils numériques
Tout est alors fait pour simplifier la tâche des organisateurs et pour que l’évènement se déroule dans les meilleures conditions possibles. On n’hésite alors pas à avoir recours à des outils devenus aujourd’hui des basiques comme les plateformes de gestion des invitations. Ce programme aide à faire le listing et la relance des invités. On utilise beaucoup aussi les logiciels qui génèrent des QR codes pour faciliter le contrôle des badges à l’entrée. L’impression des invitations en papier n’est plus indispensable, puisque chaque personne présente disposera d’une version numérique sur son smartphone.
La communication des informations se fait également bien sûr par l’intermédiaire de SMS et des emails. En outre, en usant simplement de leurs smartphones et de leurs tablettes tactiles, les interactions entre les acteurs principaux sont dorénavant possibles sans que ces derniers soient en présence les uns avec les autres. Avec les réseaux sociaux, on peut tout à fait tenir des réunions à distance entre organisateurs, prestataires et participants.
D’ailleurs, le numérique n’est pas seulement présent lors des préparatifs, mais aussi pendant, ainsi qu’après. C’est pourquoi, sur le lieu de l’évènement, on n’hésite pas à mettre en place une connexion internet haut débit comme la 4G, accessible au grand public gratuitement grâce aux bornes WiFi. Et c’est grâce à ces innovations technologiques que les personnes qui n’ont pas pu se déplacer peuvent assister en live aux conférences et aux colloques. Sans oublier les retransmissions de l’évènement sur les web TV.
