Une entreprise est amenée à conclure de nombreux contrats avec ses fournisseurs ou d'autres partenaires. Pour pouvoir les centraliser et en surveiller l'application, un logiciel de gestion, sur le modèle de la gestion du cycle de vie des contrats (ou CLM, d'après les termes anglais) est un outil de pilotage très utile.
Des gains de temps
L'adoption d'une solution de gestion des contrats, du type du CLM, permet l'automatisation de toutes les étapes de l'élaboration d'un contrat. Elle fait donc gagner un temps précieux aux personnes chargées de concevoir les contrats et d'en surveiller l'application.
Par ailleurs, le choix d'un tel contrat cadre fournisseur permet la centralisation des contrats sur une seule plateforme. Un tel stockage des contrats facilite leur suivi et permet, entre autres avantages, un accès beaucoup plus rapide aux données dont on a besoin.
Un outil de sélection, qui évite les erreurs
La centralisation des données fait non seulement gagner du temps, mais elle permet aussi de mettre au point un outil de référencement des contrats, basé sur leurs différentes clauses et leur mode de rédaction.
Les informations données par un tel instrument facilitent la comparaison entre les contrats, permettant ainsi de choisir le plus adapté.
Enfin, l'adoption de processus automatisés permet d'éviter les erreurs qui peuvent toujours se glisser dans la conception et la rédaction de contrats élaborés de manière traditionnelle, sans le secours d'un logiciel de gestion.
Des procédures simplifiées
L'adoption d'un logiciel de gestion de type CLM permet à la fois de simplifier et de sécuriser les procédures. Ainsi, des fonctionnalités spécifiques permettent d'accélérer les négociations amenant à la signature du contrat.
De même, des outils automatisés se déclenchent, au moment opportun, pour valider, modifier ou refuser un contrat. Ces approbations automatiques, appelées workflows, facilitent la vérification du contrat, depuis la phase d'élaboration jusqu'à la signature électronique.
Elles permettent aussi au contrat d'être validé dans de meilleures conditions.
Une exécution du contrat facilité
Une fois signé, l'exécution du contrat doit être surveillé. Là encore, le logiciel de gestion se révèle bien utile. En effet, des alertes automatiques sont notifiées aux personnes concernées dès qu'une étape essentielle, comme le renouvellement du contrat ou une échéance de paiement, doit intervenir.
Ce suivi automatisé des jalons du contrat permet, en attendant leur survenue, de se concentrer sur d'autres tâches et évite bien des oublis.
Le croisement des données
C'est en croisant les données relatives à un ensemble de contrats qu'il est possible d'en repérer les défauts et les risques cachés et de choisir les documents les plus adaptés à telle zone géographique, telle politique de prix ou encore à la mention de certaines clauses.
Or, un tel travail de compilation et de comparaison est grandement facilité par le logiciel de gestion. Son moteur de recherche élaboré lui permettra d'apporter à la demande formulée, sur la simple base de quelques mots-clés, les réponses les plus appropriées. Dans ce sens, le logiciel favorise la prise de décision.
