Dans de nombreux métiers et secteurs professionnels, les notes de frais sont un passage obligatoire en raison des déplacements fréquents des salariés. C’est une procédure qui peut être chronophage, mais qu’il est possible de simplifier grâce à quelques astuces et conseils. Elle peut ainsi être plus efficace en prenant simplement quelques bonnes habitudes. Cela facilite aussi bien le travail de l’employé qui les déclare que celui de l’entreprise qui les gère et les valide.
Être organisé
Il n’est pas toujours facile pour l’employé de conserver ses notes de frais dans un endroit sûr et ensuite de les retrouver quand il s’agit de les produire à l’entreprise. Pour éviter ce type de problème, le plus simple est encore d’opter pour une nouvelle application qui peut être très utile dans la gestion notes de frais. Elle permet d’archiver numériquement les reçus en quelques secondes.
Cela présente plusieurs avantages : plus de reçus perdus et plus de problèmes pour la validation et le remboursement qui est fait de ce fait beaucoup plus rapide sans perte de temps à rechercher quel est le reçu correspondant à la somme déclarée. Une aide précieuse pour l’entreprise comme pour ses salariés, que ces derniers soient amenés à se déplacer en France ou n’importe où dans le monde.
Gagner du temps
Les applications permettent de gagner du temps. En effet, elle permet de gérer la TVA sans que la personne qui s’occupe de valider les notes de frais ait de calcul fastidieux à effectuer. En effet la TVA récupérable est un atout non négligeable pour l’entreprise, mais c’est aussi une perte de temps évidente pour l’entreprise.
Faire le récapitulatif des notes de frais en temps réel
Aujourd’hui il est possible de scanner en temps réel ses reçus, ce qui évite du retard dans les remboursements. Faire le point ou retrouver tous ses tickets de caisse sont des préoccupations qui finalement prennent du temps et plus encore quand il faut les rechercher partout. Si à chaque fois que vos collaborateurs payent leurs frais de bouche, d’essence… et scannent leurs tickets de caisse au fur et à mesure, ils gagnent un temps précieux qu’ils pourront consacrer à leur cœur de métier. C’est un atout pour l’entreprise comme pour ses salariés et là encore les applications offrent un service performant.
Archiver les tickets de caisse
L’employé doit évidemment conserver ses tickets de caisse originaux pour justifier ses dépenses. Sans cela l’entreprise ne peut pas le rembourser. Cette dernière doit également les garder et il faut qu’ils soient lisibles totalement en cas de contrôle. C’est une tâche ardue qui demande du temps et de la place. Grâce à ces applications, ce travail est largement simplifié pour les deux parties. Plus de problèmes d’usure quand ils restent dans la poche du collaborateur, plus de frottement ou de déchirure qui l’abime ou qui finit par effacer les informations qui sont primordiales. Ensuite, l’employeur peut conserver ces documents dans un parfait état.
Fixer une ligne précise en matière de dépenses
En la matière, une partie de dépenses, autorisée ou pas, est déjà déterminée par l’Urssaf et les impôts, cependant le chef d’entreprise a la possibilité d’établir son propre code de gestion.
Il est possible ainsi de fluidifier et clarifier au mieux tout le processus au sein de l’entreprise, une fois que la politique de dépenses est suffisamment claire et précise, les mauvaises surprises sont de ce fait limitées.
C’est pourquoi il est important de mettre par écrit tout ce qui prévaut en matière de remboursement des frais, chaque employé doit parfaitement comprendre et savoir ce qu’il peut ou ne peut pas faire.
Quels sont les types de dépenses qui seront intégralement prises en charge : déplacements, repas, hébergement et dans quel cadre ?
Dans quels délais le remboursement sera-t-il effectué ?
Quel est le plafond limite de dépenses suivant les postes ?
Quels justificatifs et informations seront nécessaires pour être remboursés ?
L’intégration de la gestion à d’autres systèmes
La gestion des notes de frais est très importante pour une entreprise, mais elle demande également beaucoup de temps. Elle est de plus source possible d’erreurs et de fraude, elle exige de l’énergie et des ressources humaines.
Cette tâche qui ne génère aucune valeur ajoutée pour le fonctionnement de l’entreprise reste néanmoins primordiale. C’est pourquoi il est très utile de s’entourer au maximum des outils qui permettent de vous aider au quotidien.
Elle s’intégrera facilement à la comptabilité pour devenir plus simple et naturelle. Les nouvelles aides, sous la forme d’applications, réduisent tout risque de fraude ou d’erreurs.
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