Dans leur ensemble, les entreprises ont décidé de réduire de manière drastique leur consommation de papier. Désormais, la plupart des démarches se font en ligne. C'est dans ce contexte, qui présente de nombreux avantages, que la signature électronique a pris tout son sens.
Une signature sécurisée
La dématérialisation des documents suppose de pouvoir les authentifier. C'est le rôle de la signature électronique, qui est la transposition, dans le monde numérique, de la signature manuscrite.
Grâce à des techniques cryptographiques, et à l'utilisation d'un certificat numérique, porté sur différents supports, elle garantit l'identité du signataire.
Elle atteste également que le document n'a pas été altéré entre sa signature et le moment où son destinataire en prend connaissance. Ce procédé est donc utilisé pour la signature de nombreux documents, comme des contrats ou des devis par exemple.
Une réduction des coûts
La signature électronique s'inscrit dans cette logique du "zéro papier". Celle-ci limite, de manière considérable, les dépenses liées à l'achat de papier.
Elle réduit tout autant les frais d'impression, qui, avec l'achat de cartouches d'encre et l'acquisition et la maintenance des imprimantes, sont souvent considérables.
De même, le coût de l'acheminement du courrier par la voie postale est lui aussi notablement réduit. C'est enfin le cas de toutes les dépenses liées à l'archivage des documents qui, dans certains cas, peuvent représenter entre 5 et 15 % du chiffre d'affaires des entreprises.
La fin de l'archivage classique
Tous les documents générés par l'activité de l'entreprise doivent être triés, classés et stockés dans des endroits conçus pour cet usage. Avec la signature électronique et le passage au numérique, une telle méthode d'archivage devient obsolète.
Les entreprises ou les administrations peuvent donc utiliser les locaux destinés à l'archivage à des fonctions plus productives.
Une meilleure gestion
Cette numérisation des documents, qui accompagne la signature électronique, permet une plus grande rapidité dans le traitement des affaires.
Auparavant, les délais nécessités par l'acheminement du courrier retardaient la signature des contrats. Avec la solution numérique, le client reçoit les documents dans l'instant. Grâce à la signature électronique, il n'est plus nécessaire de de lui fixer des rendez-vous.
Les parties y gagnent donc un temps précieux et ne sont plus obligées de se déplacer. La signature électronique permet de parapher les documents sans attendre et favorise leur suivi en temps réel.
Un geste pour la planète
Opter pour la signature électronique, et la numérisation des documents qu'elle suppose, c'est contribuer à la préservation de l'environnement.
En adoptant cette méthode de gestion, les entreprises et les administrations réduisent très fortement leur consommation de papier. Or celle-ci est considérable puisque un salarié utilise en moyenne 70 kg de papier chaque année.
Comme le papier est en grande partie produit à partir du bois, sa fabrication entraîne une déforestation massive. De ce fait, les arbres stockent moins de CO2, ce qui accentue le réchauffement climatique.
Cette numérisation des documents devrait également limiter la consommation d'eau et d'énergie nécessitée par la fabrication du papier.
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