Chaque entreprise est susceptible d’avoir en sa possession des données plus ou moins confidentielles. Quoi qu’il en soit chaque donnée en possession d’une société se doit d’être sécurisée afin de ne pas être consultée par autrui. Un contrat, une base de données, des coordonnées bancaires, des devis, chaque document doit être conservé précieusement. Cela dans l’intérêt de la société elle-même mais aussi pour ses collaborateurs, fournisseurs et clients. Depuis quelques années et la montée en puissance du numérique, l’archivage au cœur des sociétés à bien évolué. Il y a quelques années encore, l’archivage de document physique était la seule solution pour les entreprises afin de stocker leurs informations. Désormais, l’archivage numérique c’est démocratisé et nombreuses sont les entreprises à avoir recours à ce procédé. Cependant, la transition entre l’archivage papier et l’archivage numérique n’est pas une évidence pour toutes les entreprises.
La transition de l’archivage physique vers l’archivage électronique
Il n’est pas si évident pour une entreprise de modifier son processus d’archivage au sein de sa structure. Il faut dire que selon la taille de l’entreprise, il est nécessaire d’engager une réflexion juste afin de trouver la solution d’archivage adéquate.
Archivage papier ou archivage électronique, lequel choisir ? Chaque entreprise est susceptible de sélectionner tel ou tel type d’archivage selon ses besoins. Parfois, l’archivage physique est complémentaire à l’archivage électronique.
Lors de cette réflexion, il est aussi nécessaire de choisir entre le processus interne ou la délégation à une entreprise tierce. Autant de solutions qui rendent compliqué un potentiel passage vers l’archivage numérique.
Les dangers d’un non archivage des données
Aujourd’hui, la sécurité des données est au cœur des intérêts des entreprises. L’avènement du tout digital a rendu l’accès aux renseignements et la propagation de l’information plus aisés. Les entreprises se doivent donc de sécuriser leurs données physiques et numériques. Un travail nécessaire à l’heure où le web est roi et où l’e-réputation revêt une importance capitale. La moindre faille de la part d’une entreprise et la fuite d’informations peuvent rapidement se retourner contre elle et attirer les foudres plus ou moins véridiques des internautes. Certaines entreprises peuvent donc être victime et coupable d’une non sécurisation de leurs données.
L’importance de sécuriser les données en version électronique ne se résume pas au simple fait de se prémunir des intentions malveillantes. En effet, aucune entité professionnelle n’est à l’abri d’une catastrophe comme un incendie ou une inondation. Des drames pouvant conduire à la perte irréversible des données et cela au détriment de la société.
