L'utilisation d'un logiciel de paie s'impose de plus en plus aux entreprises qui souhaitent devenir pérennes. Cet outil est en effet nécessaire pour s'occuper de la gestion des salaires des employés, une tâche cruciale pour le bon fonctionnement de la société. Il offre plusieurs avantages à l'entreprise, mais retenez que l'adoption d'une telle solution peut nécessiter des dépenses importantes. Si vous comptez passer à l'utilisation d'un logiciel de paie pour votre entreprise, il existe des informations à connaître sur les avantages et sur le coût que cela peut représenter.
Logiciel de paie : quels sont ses avantages pour votre entreprise ?
Le logiciel de paie permet une gestion simplifiée du personnel de l'entreprise et surtout une automatisation de la paie à chaque échéance. Cet outil informatique peut en effet s'occuper d'une grande partie des tâches relatives à la gestion du salaire des employés ou à la gestion administrative du personnel.
Il fait par exemple tous les calculs des salaires mensuels et des cotisations en fonction des données RH disponibles ou des informations qui lui ont été communiquées sur chaque salarié. Il s'agit entre autres du temps de travail, des demandes de congés validées, des absences, des notes de frais, etc. En s'appuyant sur ces mêmes données RH, ce logiciel peut s'occuper ensuite de l'envoi des déclarations sociales nominatives vers les services compétents et de l'édition complète de la fiche de paie de chaque employé de la société.
L'automatisation de ces tâches chronophages permet de gagner un temps précieux. Vous, en tant que chef d'entreprise ou vos équipes RH, pouvez consacrer ce temps à effectuer d'autres tâches à plus haute valeur ajoutée pour la société.
L'utilisation d'un logiciel de paie permet par ailleurs de réduire les risques d'erreurs humaines qui peuvent impacter le bon fonctionnement de l'entreprise. L'automatisation des déclarations et des calculs de paie ramène à zéro le nombre de cas d'oubli ou d'erreurs. La centralisation des données RH dans une base de données unique, possible avec certains logiciels de paie, permet surtout d'éviter les erreurs causées par les doubles saisies des données. Avec un logiciel de paie fiable et sécurisé, votre entreprise peut également disposer d'outils de reporting pouvant servir à produire les principaux états de contrôle de données sociales.
Quel est le coût d'un logiciel de paie ?
Le coût d'un logiciel de paie pour une entreprise dépend du type de logiciel que vous avez choisi. En choisissant un logiciel de paie gratuit, vous n'aurez rien à débourser pour la gestion automatisée du salaire de vos employés. Ce type d'outil est généralement proposé par les éditeurs pour permettre aux entreprises de tester la solution et de découvrir ce que peut leur apporter un logiciel de paie. Ces logiciels gratuits n'offrent que les fonctionnalités de base telles que le calcul des salaires et l'édition des bulletins de paie. C'est en d'autres termes des versions limitées.
Pour avoir accès à plus de fonctionnalités, optez pour des logiciels payants. Leur prix varie d'un éditeur à un autre et surtout en fonction des paramètres que sont :
- la nature du logiciel,
- le nombre de salariés à traiter,
- les fonctionnalités proposées,
- le nombre de postes de travail sur lequel il sera utilisé,
- le type de tarification.
Difficile donc de préciser un coût fixe. De façon générale, l'utilisation d'un logiciel de paie payant coûte entre quelques dizaines d'euros à plusieurs centaines d'euros par mois. Pour une TPE avec un salarié par exemple, une formule simple de cet outil peut coûter environ 44 € par mois avec 29 € au début comme frais de mise en abonnement. Le coût de cette formule augmente en fonction du nombre de salariés à raison d'approximativement 15 € par salarié. Notons qu'il existe d'autres formules plus avancées.
Le prix d'un logiciel de paie peut aussi atteindre plusieurs milliers d'euros. C'est essentiellement le cas des logiciels de paie à télécharger et à installer sur certains postes de travail ou sur le système d'information de l'entreprise. Leur tarif est souvent unique, à payer au téléchargement. Des coûts supplémentaires s'ajoutent ensuite lors de l'utilisation, notamment lors du téléchargement des mises à jour ou le téléchargement de nouvelles fonctionnalités.
Quels sont les facteurs à prendre en compte pour choisir un logiciel de paie ?
Avant de choisir le futur logiciel de paie de votre entreprise, vous devez prendre en compte des facteurs importants tels que la nature de l'outil et les fonctionnalités qu'il propose.
Il existe en effet des logiciels en monoposte et des solutions en SaaS. Aussi appelés solutions au téléchargement, les logiciels en monoposte sont utilisables que sur les postes de travail où ils sont installés. Ces solutions sont de plus en plus abandonnées pour les solutions en SaaS disponibles en ligne et accessibles sur n'importe quel poste. Analyser toutefois chacune d'entre elles avant de faire votre choix en fonction de vos contraintes techniques et de vos ressources humaines.
En ce qui concerne les fonctionnalités, veillez à ce que tous les processus, du calcul des salaires jusqu'à l'édition et la gestion des bulletins de paie, soient automatisés. Pour une tâche chronophage et complexe comme la gestion de la paie, il serait inopportun d'avoir à saisir chaque mois des données dans l'outil au risque de faire des erreurs de saisie ou de se tromper. Vérifiez si toutes les fonctionnalités et options liées à chaque tâche dont vous avez besoin sont disponibles sur le logiciel.
Lors du choix, il faut également prendre en compte le niveau de sécurité des données qu'offre le logiciel de paie. La protection des données est en effet un sujet important aujourd'hui. Vous devez vous assurer que l'outil soit parfaitement sécurisé pour que votre structure puisse respecter les lois en vigueur sur la protection des données nominatives. Optez pour une solution qui permet une récupération de données simple et rapide en cas de nécessité. Pour jauger le niveau de sécurité de l'outil, vérifiez des points tels que :
- le mode d'authentification avant l'accès à chaque espace personnel,
- la gestion des profils,
- la confidentialité des données,
- le type d'hébergement des données,
- le mode de sauvegarde des données.
En dehors de ces facteurs, il faudra bien sûr prendre en compte la taille de votre entreprise et le coût de l'acquisition ou de l'utilisation de logiciel. Le prix de la solution informatique à adopter doit être en adéquation avec le budget alloué. Il est même conseillé de définir en amont le budget pour éviter de porter atteinte aux ressources financières de la société.
Comment déterminer si l'utilisation d'un logiciel de paie est la bonne décision pour votre entreprise ?
Si vous trouvez que la gestion de la paie des salariés devient de plus en plus complexe et chronophage, alors l'adoption d'un logiciel de paie serait la meilleure décision pour votre entreprise. Vous pourrez économiser ce temps et surtout votre énergie nécessaire pour faire des calculs. Si entre temps, une équipe était chargée de la paie des salariés, ses membres seraient déchargés de cette tâche. Ils pourront ensuite contribuer à l'amélioration de la productivité de la société.
L'utilisation d'un logiciel de paie est la meilleure décision à prendre si votre entreprise compte plusieurs dizaines ou centaines de salariés. Les fonctionnalités de l'outil vous préservent des cas d'oubli ou d'erreur qui peuvent entraîner des litiges entre vous et des salariés. Vous pourrez aussi gérer plus simplement les contraintes réglementaires liées à la gestion des ressources humaines telles que l'envoi des déclarations sociales.
Quels frais économisez-vous avec un logiciel de paie ?
L'utilisation d'un logiciel de paie pour votre entreprise vous permet d'économiser une grande partie des frais généraux de fonctionnement, notamment sur les coûts liés à l'exécution des tâches administratives. Plus besoin de mobiliser un fonds pour payer des frais d'un gestionnaire de paie externe. Vous n'aurez plus aussi à prévoir un salaire ou une prime pour le ou les employés qui sont affectés au traitement manuel de la paie dans la société. L'exactitude des données sur les bulletins de paie vous permet par ailleurs d'économiser les sommes décaissées pour des dépenses indésirables comme les impressions après corrections.
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