Manque d'effectif, préparation d'un nouveau projet, élaboration d'une stratégie… il n'est pas rare de voir les entreprises couler sous le poids des tâches liées à leurs activités. Pour assurer son bon fonctionnement et survivre sur un marché de plus en plus concurrentiel, il est pourtant nécessaire d'exécuter ces travaux dans les meilleurs délais. Face à cette situation, plusieurs solutions sont offertes aux entreprises pour leur permettre de gérer au mieux leurs activités. Entre l'affacturage, l'automatisation et le fait de déléguer certaines tâches, plusieurs options vous permettent de faire aux défis du quotidien.
Ayez recours à l'affacturage
L'affacturage est une solution de financement à court terme qui permet à l'entreprise de déléguer les tâches liées au recouvrement de ses créances client. Elle consiste en effet pour l'entreprise à vendre ses créances à des tiers à des taux réduits. Les acheteurs assument ainsi les droits de recevoir les paiements pour les factures client.
Déchargez-vous du recouvrement des factures client
Avoir recours à l'affacturage permet à l'entreprise de bénéficier d'un recouvrement professionnel de ses créances client. En effet, un bon factor est capable de recouvrer les créances de manière professionnelle, mais il peut aussi éliminer les frais généraux liés aux processus de recouvrement. Le factor se charge de la vérification des règlements, du suivi et de la relance des clients…
L'entreprise bénéficie ainsi d'un gain de temps qui lui permet de se concentrer sur son activité principale et de réaliser au passage quelques économies, notamment au niveau des charges de personnel. D'autre part, la société d'affacturage est aussi responsable des fonctions de contrôle de crédit telles que la tenue du registre des ventes, l'encaissement des chèques, pour les factures transférées. Ces économies permettent de compenser les charges liées à l'opération d'affacturage.
Améliorez la trésorerie de l'entreprise
En plus d'aider l'entreprise à se libérer de certaines tâches administratives et de gestion, l'intérêt de l'affacturage réside dans le fait qu'il permet d'améliorer sa trésorerie. En France, les entreprises accordent habituellement des délais de paiement sous forme de créances à leurs clients. Ces créances représentent alors un risque pour l'entreprise. Pour faire face au manque de trésorerie, l'entreprise peut faire appel à l'affacturage.
Avec l'affacturage, l'entreprise se constitue une trésorerie solide grâce à la mobilisation des créances client. Les créances client sont alors vendues au factor qui les paie entre 80 % et 85 % de leur valeur réelle. Le factor se charge ainsi de recouvrer les créances de l'entreprise en fonction des modalités prévues dans le contrat d'affacturage.
Réduisez les risques d'insolvabilité
Recourir à l'affacturage est aussi l'un des meilleurs moyens pour diminuer les risques d'insolvabilité client encourus par l'organisation. En effet, le factor a la possibilité de proposer une garantie contre les impayés. Cela donne à l'entreprise l'assurance d'être payée aussitôt que le factor a approuvé les créances qui lui ont été confiées. En revanche, en cas de litige entre le client et l'entreprise, le factor ne garantit pas le paiement de la créance à l'entreprise.
L'affacturage est rapide et simple
Les démarches requises pour établir une relation d'affacturage sont généralement plus simples que les autres types de financement. En effet, aucune déclaration fiscale n'est nécessaire et aucun état financier n'est demandé par la société d'affacturage. Aucune projection financière ni aucun plan d'affaires ne sont également nécessaires pour établir une relation d'affacturage.
Pensez à l'automatisation des tâches
L'automatisation des flux de travail permet à l'entreprise de se concentrer sur ses activités principales. Cette solution apporte en effet de multiples avantages pour l'entreprise.
Une amélioration de la productivité
L'automatisation des tâches a un effet très significatif sur la productivité. Cette solution évite aux employés de perdre du temps sur les flux de travail manuel qui occupent une grande partie de leur liste d'activités quotidiennes. L'automatisation aide ainsi les employés à éviter les tâches chronographes et répétitives, pour se concentrer davantage sur les activités plus complexes à forte valeur ajoutée.
Grâce au logiciel de planification des tâches, l'entreprise renforce sa productivité en automatisant la planification des activités. Le logiciel d'automatisation exécute également les commandes avec précision, rapidité et efficacité, ce qui permet de limiter les risques d'erreurs humaines.
Réduction des délais de traitement et des coûts de développement
L'autre point fort de l'automatisation des tâches est qu'elle permet d'accélérer sensiblement les processus d'exécution et de réduire par la même occasion les délais de traitement des opérations. L'automatisation permet ainsi de traiter certaines tâches avec rapidité et efficience. Un avantage non négligeable puisqu'il offre à l'entreprise l'occasion de bénéficier de remises pour paiement anticipé et optimiser ainsi sa trésorerie. Parmi les différentes tâches en entreprise qui peuvent être automatisées, on peut notamment citer :
- les tâches administratives répétitives qui sont généralement des activités chronographes et énergivores (collecte d'informations, tri de dossiers, traitement de factures…),
- les tâches administratives légales comme la création de contrats de travail, son envoi pour signature ou encore le remplissage de tableau de suivi,
- les tâches administratives spécifiques à un service comme l'envoi de cartes de visite et d'informations commerciales…
L'automatisation permet aussi de mettre en place des logiciels adaptés aux besoins de l'entreprise. Ceci offre ainsi la possibilité aux responsables de définir et de mettre en œuvre chaque processus de manière simple et rapide. La démarche coûteuse de réingénierie devient alors désuète. De plus, l'automatisation offre aussi à l'entreprise l'occasion de faire des économies sur la programmation souvent onéreuses des interfaces, précisément au niveau des échanges entre différents portails ou systèmes.
La délégation des tâches en entreprise
La délégation des tâches consiste à les rediriger vers les autres membres de l'équipe ou vers un prestataire externe. Cette initiative permet de répartir les responsabilités et d'accorder plus de temps aux activités prioritaires de l'entreprise. En plus de vous laisser du temps pour le travail à haute valeur ajoutée, la délégation des tâches offre également l'occasion aux salariés de développer de nouvelles compétences.
Pourquoi déléguer les tâches dans l'entreprise ?
La délégation des tâches remplit principalement deux objectifs. En effet, cette méthode de gestion permet d'améliorer la productivité de l'entreprise d'une part, mais il s'agit aussi d'une occasion pour les dirigeants de montrer leur confiance à leurs salariés. Une délégation efficace des tâches est également un excellent facteur de motivation pour les employés.
En effet, le responsable d'entreprise n'a pas besoin d'effectuer toutes les tâches, bien au contraire. Autrement, ce dernier risque d'être très vite débordé et d'accuser du retard dans l'exécution de ses activités. Confier de nouvelles responsabilités à ses collaborateurs permet de lutter contre le surmenage et le burnout. Par ailleurs, pour une délégation réussie, il est également important de savoir quand déléguer les différentes tâches qui peuvent être confiées à ses collaborateurs ou à une entité externe.
Quelles tâches peuvent être déléguées ?
Pour gagner du temps dans la réalisation des différentes activités de l'entreprise, certaines tâches doivent être déléguées aussi bien en interne qu'en externe. Parmi ces tâches, on peut notamment citer :
- la gestion des salaires,
- la réalisation et le suivi d'un budget,
- la gestion des emails,
- la rédaction des comptes rendus de réunion,
- la création et la programmation de contenus sur les réseaux sociaux,
- la préparation et l'envoi des newsletters,
- la réalisation d'entretien d'embauche…
D'autres tâches telles que la saisie des données, la prospection de personnel, la réalisation d'une veille concurrentielle ou encore l'envoi de colis, peuvent également être déléguées par les responsables d'entreprise.
Il existe de nombreuses autres solutions qui offrent aux entreprises la possibilité de gérer au mieux leurs activités. À l'ère du numérique, il existe en effet de nombreux outils et plateformes qui permettent d'automatiser ou de déléguer les tâches avec efficacité. Le choix de ces outils dépend des besoins de l'entreprise, de ses activités, mais aussi de son budget.
