Comment bien gérer la facturation de son entreprise ?

La facturation est l'une des procédures essentielles qui accompagnent l'activité d'une entreprise. Des erreurs dans ce processus peuvent poser des problèmes de trésorerie et entamer la réputation de l'entreprise. Il existe plusieurs manières de gérer cette facturation, certaines étant plus efficaces que d'autres.

Gerer Facturation Entreprise
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La facturation manuelle

Certaines entreprises établissent encore leurs factures à la main. Mais cette manière de faire est de plus en plus rare. Les comptables utilisent pour cela un facturier.

Il s'agit d'un épais carnet à souche, comprenant des factures préimprimées et numérotées. Il faudra y inscrire à la main de nombreuses mentions. À commencer par les mentions obligatoires sur une facture.

Il s'agit notamment des coordonnées de l'entreprise, émettrice de la facture, et du client, du nom précis et de la quantité des produits vendus, de la date de la transaction, des prix ou encore de la date d'échéance du règlement.

Les pages de ce document se présentent sous la forme d'un tableau avec des colonnes. Le comptable y inscrit la quantité et le nombre de produits vendus, ainsi que le prix unitaire. Des endroits, en bas de page, sont réservés aux mentions obligatoires.

Un tel mode de facturation prend beaucoup de temps. Il ne met pas non plus la personne chargée de la facturation à l'abri des erreurs ou des oublis, de certaines mentions obligatoires par exemple.

Une gestion informatisée

Gestion Informatisee Factures
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Certaines entreprises choisissent l'informatisation de leur facturation, au moyen de systèmes spécifiques, comme des tableaux Excel par exemple.

Une telle solution permet de gagner du temps, car plusieurs parties de la facture, dont certaines mentions obligatoires, sont remplies de manière automatique. Le comptable n'a donc plus à s'en occuper.

Cette informatisation permet aussi de sauvegarder les factures, stockées sur une base de données. Il sera donc possible de les imprimer en cas de besoin.

Mais ce procédé, bien que plus perfectionné que la facturation manuelle, n'est pourtant pas sans inconvénients. En premier lieu, il ne prévoit pas l'inscription automatique de toutes les mentions obligatoires, notamment de celles qui ont trait aux coordonnées des clients ou au déroulement de la transaction.

Ce type de facturation peut aussi générer, si l'on n'y prend garde, des factures portant le même numéro. Une fois que le doublon a été repéré, il faut se garder de modifier la facture erronée. Il est en effet interdit de changer quoi que ce soit à une facture déjà éditée.

Cette facturation informatisée est plutôt recommandée aux entreprises établissant peu de factures.

Les logiciels de facturation

Par rapport aux deux modes de facturation déjà étudiés, le recours à un logiciel de facturation est la solution à la fois la plus efficace et la plus sécurisée.

Il s'agit d'un mode de facturation entièrement automatisé. Certains logiciels assurent l'ensemble du processus de facturation. Plus complets, d'autres, comme Upflow, ajoutent à ce service des fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion des impayés, l'établissement de tableaux de bord spécifiques ou les relances adressées aux clients.

Par rapport aux deux autres dispositifs, ce système comporte des avantages évidents. Il permet d'abord de gagner un temps précieux et il limite les risques d'erreurs. En effet, il n'y aura plus à craindre l'oubli d'une mention obligatoire ou une erreur de calcul.

Le logiciel comprend également une seule base de données, dans laquelle toutes les informations, et notamment les factures, peuvent être regroupées. Un dispositif spécifique, accordant un numéro unique à chaque facture, évite aussi les erreurs en matière de numérotation.

Bien entendu, le recours à un tel logiciel revient un peu plus cher, mais ce coût supplémentaire est largement compensé par les avantages du système.