Pour les entreprises, la gestion administrative des contrats constitue un véritable défi. En effet, le document n’est pas juste une valeur juridique, c’est également un outil stratégique dans une gestion globale. Chaque aspect doit être soigné pour éviter tout litige.
La définition de la gestion administrative des contrats
Lorsqu’une entreprise souhaite définir une base commerciale avec des clients, des prestataires ou des fournisseurs, le contrat est un document incontournable. Son aspect juridique est d’une importance capitale, car il permet d’établir une entente entre les différentes parties concernées. Des précisions supplémentaires sont apportées pour la collaboration générale. Selon les missions, sa complexité pose problème, mais il est impératif de l’établir en bonne et due forme pour éviter les litiges.
De ce fait, il est nécessaire d’appliquer une excellente gestion administrative pour le suivi des contrats. Un aspect souvent négligé, car cette implication n’entraîne aucun bénéfice direct sur le chiffre d’affaires. Néanmoins, ces actions doivent être une priorité dans le but de rentabiliser le temps passé sur cette gestion obligatoire afin d’être en parfaite légalité avec la législation.
Le contract lifecycle management ou CLM est un processus intégrant toutes les étapes de vie d’un contrat. Tout commence par la collecte des informations permettant la rédaction du précieux document. Ensuite, sa bonne exécution en apportant tous les correctifs nécessaires jusqu’à la fin du contrat. C’est une supervision globale avec l’incorporation de la sélection des fournisseurs, des prestataires ou des employés.
Définir votre processus actuel
Vous l’aurez compris, la gestion des contrats doit être une priorité. Mais avant de mettre en place un nouveau process, commencez par définir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans votre organisation actuelle. Vous établissez une phase de documentation pour comprendre les usages et les besoins de vos équipes. Une fois que vous déterminez avec précision les demandes de vos collaborateurs, vous mettez en place des objectifs précis dans le but d’unifier les processus de gestion contractuelle.
Appuyez-vous sur l’automatisation
L’utilisation d’un CLM reste bénéfique pour la création et le suivi des contrats. Les processus sont automatisés avec une fonctionnalité intéressante que l’on appelle le clausier juridique. Au sein d’un même espace, vous regroupez l’intégralité des modèles de clause qui seront ensuite utilisés dans votre entreprise. Cette fonctionnalité peut être comparée à une énorme bibliothèque de données.
Ainsi, les documents que vous créez incorporent les clauses nécessaires afin d’être en totale conformité. Pour gérer plus efficacement les risques, les équipes juridiques peuvent se concentrer sur des aspects plus importants plutôt que sur des tâches récurrentes. L’automatisation est également présente au moment de la modification des contrats à travers l’historique.
Vous ne perdez plus de temps dans la communication sur le cheminement du contrat lorsque vous le révisez ou le signez. Toutes les parties impliquées sont automatiquement informées de la situation à travers une boucle spécifique : le workflow de validation.
Vous établissez votre base de données contractuelle
En investissant dans un CLM, vous mettez en place une base de données contractuelle. Une véritable bibliothèque dans laquelle vous archivez l’intégralité de vos contrats. Ainsi, vous n’avez plus à craindre de perdre le moindre document, car tout est centralisé au sein d’un même espace. Les bénéfices sont à la fois palpables sur la gestion documentaire, mais également sur le plan opérationnel. En seulement quelques clics, vous accédez au document.
Bien évidemment, nous vous conseillons d’investir uniquement dans un archivage sécurisé et fiable, avec une gestion efficiente des versions. En prime, vous conservez la main sur l’accès des utilisateurs afin de définir les personnes autorisées à consulter ou à modifier le contrat. Même à distance, les documents sont accessibles, car les contrats sont stockés dans une bibliothèque protégée dans le cloud.
L’intelligence artificielle à votre service
Dans le but de rationaliser les tâches chronophages, l’intelligence artificielle reste votre meilleur allié. Un algorithme spécifique permet la détection automatique des informations pertinentes au sein des documents contractuels. Il peut s’agir des durées, des montants ou des clauses particulières. Une aide très précieuse pour la bonne exécution du contrat en évitant de passer à côté d’une information cruciale. Les équipes opérationnelles et juridiques vont pouvoir s’appuyer sur un outil d’une très grande puissance pour réduire le travail fastidieux de recherche.
Qu’attendez-vous pour appliquer une bonne gestion contractuelle ?
Dans le but de fluidifier la collaboration entre les différents services, vous avez tout intérêt à instaurer une gestion contractuelle efficiente. En procédant de la sorte, vous mettez toutes les chances de votre côté pour respecter les diverses clauses de votre contrat. De plus, vous limitez grandement les erreurs humaines. Enfin, vous soulagez les équipes concernées grâce à l’automatisation des tâches récurrentes. Une approche appréciable pour qu’elles puissent se concentrer sur les aspects les plus importants.
