Le webmail SOGO Lille est la messagerie attitrée de l’intranet EDUline. Elle est réservée à l’usage du personnel de l’académie de Lille et des étudiants. Comme tous les services numériques gratuits offerts par l’Education nationale, elle a un intérêt majeur pour ses utilisateurs et ses utilisatrices. Comment créer un compte et l’utiliser au quotidien pour en tirer les meilleurs profits ? C’est ce que nous vous expliquons tout au long de ce guide.
SOGO Lille : qu’est-ce que c’est ?
SOGO Lille est le nom donné à la messagerie de l’Education nationale développée pour l’académie de Lille. Son accès est réservé aux acteurs de la vie éducative, à savoir le personnel administratif, les enseignants et les étudiants.
Comme toute messagerie électronique, elle se présente sous la forme d’une boîte de réception au sein de laquelle se trouve diverses fonctionnalités. Pour y avoir accès, il est nécessaire de posséder des codes d’identification créés par l’académie de Lille.
Son intérêt est multiple :
Il consiste déjà à fournir des outils digitaux fonctionnels et gratuits aux enseignants et aux étudiants pour que chacun puisse communiquer plus facilement. Il permet également de joindre l’administration plus facilement et d’être au courant de toutes les actualités des établissements scolaires.
A qui est destiné ce webmail ?
Le service proposé par la messagerie SOGO Lille s’adresse à l’ensemble du personnel de l’académie de Lille (les agents administratifs mais également les enseignants, chercheurs et intervenants) ainsi qu’aux étudiants (c’est-à-dire aux élèves de toutes les écoles confondues).
L’accès à cet outil se fait automatiquement suite à votre prise de fonction au sein de l’académie ou à votre inscription au sein d’une école des départements du Nord (59) et du Pas-de-Calais (62).
Complémentaire de l’ENT (Espace Numérique de Travail), le webmail SOGO séduit par ses avantages et ses fonctionnalités pratiques.
Fonctionnement et services du webmail SOGO Lille
Avec son interface intuitive, le webmail de l’académie de Lille est facile à utiliser. Pour maximiser l’utilisation de cet outil numérique, la messagerie se dote en complément de fonctionnalités et de services très pratiques conçus pour faciliter le quotidien des utilisateurs.
Les services de la messagerie
Avant d’entrer dans le vif du sujet et d’étudier les fonctionnalités de cette messagerie académique, commençons déjà par voir à quoi ressemble l’interface du webmail :
- La boîte de réception contient tous les emails reçus.
- La boîte d’envoi contient tous les emails envoyés.
- La section spam filtre les mails indésirables.
- La corbeille contient tous les messages électroniques supprimés de la boîte mail.
Les fonctionnalités du webmail
Aussi, l’espace SOGO vous permet non seulement d’échanger avec d’autres membres de l’académie plus facilement mais aussi d’accéder à des fonctionnalités pratiques :
- planifier des événements ;
- augmenter la capacité de stockage ;
- accéder au carnet d’adresses ;
- créer une signature de mail personnalisée ;
- profiter de l’outil « Formation SOGO », etc.
Les avantages de cette plateforme numérique
Une fois pris en main, le webmail de l’académie de Lille a plein d’avantages. Facile à utiliser, il est également accessible gratuitement. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons regroupé ici les principaux atouts de cette plateforme numérique.
Accéder à un espace sécurisé
SOGO Lille est une messagerie pourvue d’un système de sécurité ultra performant qui vous protège contre :
- les attaques extérieures ;
- les logiciels malveillants ;
- les virus ;
- les spams.
L’outil dispose également :
- d’un système de sauvegarde qui permet de mettre à l’abri vos données ;
- de fonctionnalités mises en place dans le but de renforcer la sécurité (comme l’authentification à deux facteurs).
Gagner en fluidité
Le gros point fort du webmail SOGO Lille concerne la communication. En offrant à chacun la possibilité de disposer d’un email professionnel et de joindre ses collègues, les enseignants et ses camarades plus facilement, la messagerie se positionne comme un outil indispensable qui offre un gain de temps considérable à tout le monde.
Profiter d’un outil pédagogique gratuit
La plateforme SOGO a avant tout une visée pédagogique. En fluidifiant la communication, la messagerie facilite en effet la circulation des informations.
Elle vous donne par exemple la possibilité de joindre un enseignant pour éclaircir un point vue en cours, pour accéder à des ressources pédagogiques complémentaires ou pour demander des informations supplémentaires sur une consigne, etc.
Première connexion : comment activer son compte ?
La première connexion suffit à activer le compte webmail SOGO. L’inscription est, en effet, inutile puisque tout est automatique. Votre espace est créé à distance par l’administration qui se charge ensuite de vous communiquer vos identifiants de connexion. Ceux-ci se composent :
- D’un identifiant qui est : soit l’initiale de votre prénom suivie de votre nom (p.nom), soit votre email académique nom@ac-lille.fr ;
- D’un mot de passe provisoire fourni par l’administration.
Pour accéder au webmail, il suffit donc de vous rendre directement sur la plateforme d’authentification et de vous connecter. Ensuite, il se peut que lors de la première connexion quelques renseignements supplémentaires vous soient demandés : votre email de secours ou votre numéro de téléphone.
Bon à savoir : Lors de la première connexion, modifiez votre mot de passe afin de ne pas conserver celui fourni par l’administration. Pour des raisons de sécurité, il est préférable de choisir un mot de passe difficile contenant au moins un caractère spécial, une lettre majuscule, une lettre minuscule et un chiffre.
Se connecter à son espace par la suite : comment faire ?
Pour la première connexion au webmail de Lille ainsi que pour les suivantes, la procédure à suivre est la même :
Rendez-vous sur le site de l’académie ac-lille. Cliquez sur le menu « Accès rapide » puis sur « Intranet – Eduline » afin d’arriver sur cette page :
Une fois ici, cliquez sur « Boîtes fonctionnelles » pour arriver là :
Vous voilà désormais sur la page d’authentification du webmail SOGO Lille. Il ne vous reste plus qu’à saisir vos identifiants et à cliquer sur la grosse flèche verte pour valider la connexion.
À noter : Pour accéder plus rapidement à la connexion SOGO Lille, créez un raccourci depuis votre navigateur en ajoutant la page à vos favoris.
Qu’est-ce qu’un NUMEN et comment l’obtenir ?
Le NUMEN correspond à votre numéro d’identification unique attribué par l’administration lors de votre inscription ou de votre embauche. Un NUMEN personnel est ainsi affecté à chaque employé et à chaque étudiant de l’académie de Lille.
Ce code d’identification administratif composé d’une succession de caractères alphanumériques est automatiquement lié à votre email de messagerie académique SOGO Lille. Il s’agit d’une information importante et indispensable pour accéder à la boîte mail (notamment en cas de perte de l’identifiant ou du mot de passe).
L’application mobile SOGO Lille
La messagerie SOGO Lille est également disponible en version mobile. Télécharger l’application est une option très pratique pour celles et ceux qui ont l’habitude de gérer leurs mails depuis leur smartphone.
Pour cela, rendez-vous simplement sur l’App Store ou le Play Store de votre mobile et téléchargez l’application dédiée au webmail de Lille. L’identification reste inchangée : saisissez votre identifiant et votre mot de passe puis validez.
Problèmes de connexion : que faire ?
Bien que le webmail de Lille soit fonctionnel dès son activation, il n’est pas impossible que vous rencontriez quelques problèmes pour vous connecter. Fort heureusement, la plateforme dispose de solutions d’auto-dépannage en ligne qui vous permettent de régler des anomalies à distance.
Problème lié à votre identifiant
Votre identifiant est inconnu ? Dans un premier temps, vérifiez si vous n’avez pas fait une erreur en le saisissant. Si ce n’est pas le cas, réalisez cette procédure pour le retrouver facilement :
Rendez-vous sur la page de connexion et cliquez sur « Identifiant perdu » pour accéder à cette plateforme :
Entrez les informations demandées : le NUMEN, le nom et prénom ainsi que la date de naissance puis entrez le code de sécurité. Suivez ensuite les étapes une à une jusqu’à ce que l’identifiant vous soit renvoyé sur votre boîte mail de secours (saisie lors de la première connexion).
Mot de passe oublié : comment le réinitialiser ?
Votre mot de passe est incorrect ? Vous l’avez oublié ? Pas de panique, il existe une solution toute simple à mettre en place qui consiste à le réinitialiser. Pour cela, rendez-vous à nouveau sur la page d’authentification et suivez les étapes suivantes :
Cliquez sur « Mot de passe oublié » afin d’arriver sur cette page :
Renseignez votre NUMEN, votre nom usuel ainsi que votre date de naissance et entrez le code de vérification avant de cliquer sur « Envoyer ». D’autres étapes suivront pour vous permettre de réinitialiser votre mot de passe en quelques clics.
Comment utiliser la messagerie du webmail ?
Pour utiliser la messagerie du webmail SOGO, il est nécessaire d’avoir une connexion à internet et de se connecter. Une fois sur votre espace, explorez l’environnement du webmail et ses fonctionnalités. Pour vous aider voici quelques astuces permettant de réaliser les tâches courantes.
Importer un carnet d’adresses
Le webmail vous autorise à importer vos contacts afin de faciliter toujours plus vos échanges au quotidien. Pour réaliser cette opération, vous devez néanmoins disposer d’un fichier export au format .vCard ou .LDIF.
- Cliquez sur « carnet d’adresses » en haut à gauche puis sur « carnet d’adresse personnel ».
- Trois points verticaux vont apparaître. Cliquez dessus pour voir s’afficher le menu et sélectionnez l’onglet « Importer ».
- Cliquez sur « Ajouter » et importez ainsi votre carnet d’adresses en quelques minutes.
Signer ses mails
La signature de mail est l’une des fonctionnalités les plus appréciables du webmail SOGO Lille. D’autant que la plateforme vous autorise à créer plusieurs identités/signatures :
- Pour configurer la signature de mail, commencez par vous connecter à la messagerie.
- Dans le menu principal cliquez sur « Préférences » (qui se présente comme une icône de rouage).
- Sélectionnez la rubrique « Courrier » puis « Compte IMAP » et trouvez-y l’icône en forme de crayon. Cliquez dessus.
- Allez ensuite dans la rubrique « Identités » puis sélectionnez « Créer une nouvelle identité ».
- Saisissez les informations relatives à votre signature de mail et validez.
Bon à savoir : Pour créer d’autres identités, il suffit de renouveler la même opération autant de fois que vous le souhaitez.
Basculer entre plusieurs identités
Une fois vos diverses identités créées sur le webmail de Lille, il est tout à fait possible de basculer de l’une à l’autre facilement. Pour cela, réalisez l’opération suivante :
- lorsque vous ouvrez un nouveau message, cliquez sur votre identité d’expéditeur ;
- pour voir toutes vos identités s’afficher et choisir celle que vous souhaitez utiliser, cliquez sur la petite croix à droite ;
- sélectionnez l’identité de votre choix et envoyez votre email.
Sélectionner plusieurs messages
La messagerie académique SOGO vous donne aussi la possibilité de sélectionner plusieurs messages (pour les supprimer ou les ranger dans un dossier par exemple) :
- depuis votre messagerie, cliquez sur l’icône « Avatar » (qui se trouve sur la gauche de votre écran) ;
- les cases à cocher apparaissent alors ;
- il vous suffit de les sélectionner pour réaliser votre opération : le mettre à la corbeille, les déplacer dans un dossier, etc.
La sécurité des données sur Sogo Lille
Le webmail SOGO Lille est une messagerie sécurisée et dotée d’un filtre anti-spam et anti-virus. L’outil est conçu pour vous garantir une protection totale de vos données et une confidentialité des échanges. Conforme au RGPD, l’outil ne laisse filtrer aucun renseignement personnel et dispose même d’un système de sauvegarde en cas de piratage.
Enfin, notez que l’administration en charge du webmail SOGO vous invite également à utiliser l’identification à deux facteurs afin de renforcer toujours plus la sécurité de votre espace.
De votre côté, veillez à utiliser un mot de passe difficile, à le changer régulièrement et à vous connecter sur des réseaux sécurisés.
Comment contacter SOGO Lille ?
Vous rencontrez un problème avec votre webmail SOGO Lille et vous ne parvenez pas à le résoudre à l’aide des solutions en ligne ? N’hésitez pas à solliciter l’aide de l’académie ou de l’assistance :
Contactez l’académie de Lille
- Pour joindre le rectorat de Lille, rendez-vous au 144, Rue de Bavay BP 709 59 033 Lille CEDEX.
- Appelez le 03 20 15 60 00.
Contactez votre DSDEN ou votre établissement
Il est également possible de joindre votre établissement ou la direction des services départementaux de l’Education nationale dont vous dépendez :
- La DSDEN du Nord est joignable au 03 20 62 30 00.
- La DSDEN du Pas-de-Calais est joignable au 03 21 23 31 31.
Contactez l’assistance pour signaler un « autre « problème »
L’assistance SOGO Lille est quant à elle joignable via un formulaire de contact :
Pour y accéder, allez sur la page de connexion du webmail et cliquez sur l’onglet « Autre problème », acceptez les mentions légales pour arriver sur la page de formulaire qui se présente ainsi :
Remplissez les différents champs obligatoires puis envoyez le formulaire d’assistance et attendez d’être recontacté par un conseiller de l’académie.
