Comment remplir la feuille de présence d’assemblée générale ?

L’assemblée générale fait partie intégrante de la vie d’une société ou d’une association. Elle permet de prendre des décisions structurantes comme la modification statutaire ou voter l’approbation des comptes. Il faut que ces assemblées générales soient organisées dans un cadre précis et encadrées par différentes réglementations. La feuille de présence est un outil indispensable permettant aux actionnaires d’exercer leur droit de vote.

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Feuille de présence d’assemblée générale : qu’est-ce que c’est ?

La feuille de présence est le document écrit qui permet d’attester de la présence de chaque actionnaire ou chaque associé qui assiste à l’assemblée générale. Les différents membres de l’assemblée doivent émarger la feuille de présence pour apporter la preuve de leur présence lors de l’assemblée générale. C’est le président de l’assemblée, qu’il soit président du conseil d’administration, du bureau, du conseil de surveillance ou dirigeant qui a la charge de cette opération.

La feuille de présence est également un moyen infaillible pour que le déroulement de l’assemblée soit parfaitement transparent. En effet, elle permet d’établir avec précision et par écrit le nombre d’associés présents ou leurs représentants présents durant l’assemblée générale. Cela permet aussi d’évaluer le nombre de personnes lors de la réunion et ainsi le quorum ou la majorité à atteindre pour que soit approuvée une décision.

La feuille de présence présente différents intérêts :

  • L’intérêt pratique : La feuille de présence constitue un gain de temps certain, puisque l’émargement à l’entrée de la réunion ce qui permet d’éviter de faire un appel.
  • L’intérêt probatoire : tout associé est en droit de réclamer la feuille de présence de manière à obtenir des informations sur le déroulement de l’assemblée générale. Elle a notamment une valeur de preuve dans le cadre d’une contestation au niveau de la majorité ou du quorum.

C’est au bureau de l’assemblée générale de contrôler les émargements pour qu’ils soient exacts ainsi que les délégations de pouvoir qui d’ailleurs sont consignées avec la feuille de présence.

Bon à savoir : la feuille de présence doit être annexée au procès-verbal de l’assemblée générale. Pour rappel, une société est obligée de tenir un registre des délibérations.

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La feuille présence : obligatoire ou pas ?

Il existe différentes formes d’assemblées générales. Les sociétés comme les SARL, les SAS, les SA se réunissent en assemblées générales ordinaires six mois au maximum après la clôture de l’exercice comptable pour permettre aux associés ou actionnaires d’approuver les comptes annuels ou l’affectation du résultat.

Les assemblées générales extraordinaires se réunissent quand il s’agit de faire approuver des événements exceptionnels comme les formalités de modification d’objet social, par exemple.

Les associations sont également tenues d’organiser une assemblée générale dont les statuts déterminent les règles de convocation.

La feuille de présence est un formulaire obligatoire dans le cadre des assemblées générales extraordinaires ou ordinaires. Même si l’assemblée générale se fait par visioconférence, l’émargement électronique est obligatoire.

Les mentions obligatoires sur la feuille de présence

La feuille de présence doit respecter un certain formalisme pour avoir une force juridique.

Sa mise en forme est souvent un tableau pour qu’elle reste parfaitement compréhensible. Le tableau comprend différentes mentions obligatoires :

  • Les noms des actionnaires présents ou raison sociale quand l’actionnaire est une personne morale. Il est préférable que les noms soient inscrits très clairement.
  • Le nombre de parts sociales dont dispose chacun des actionnaires : en effet, le total des parts sociales de tous les membres présents à l’assemblée est déterminant pour savoir si le quorum est suffisant pour l’approbation d’une décision.
  • Les noms des mandataires qui sont présents pour représenter certains membres de l’assemblée.
  • La signature de toutes les personnes présentes que ce soient des associés ou des mandataires.

Dans certains cas, et si les statuts le prévoient, il faut ajouter l’adresse respective et les données de contact de chaque personne présente.

Le tableau n’est pas suffisant pour que la feuille de présence soit réellement valable. Le président de séance ou de la SAS doit en effet certifier les noms et le nombre de voix de chaque participant. La mention " Je certifie l’exactitude des informations inscrites sur la feuille de présence ainsi que le nombre d’associés présents à l’assemblée générale " doit figurer en bas de la feuille accompagnée de la signature et du nom du président.

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Cette certification permet d’apporter force probante au document en question. Le lieu où se déroule l’assemblée générale et la date de cette dernière sont des éléments présents également sur le procès-verbal également. De préférence, mettez aussi en début de page toutes les informations qui concernent la SAS elle-même. Cela concerne la raison sociale, ainsi que le siège et le numéro de RCS.

Les pièces que vous devez joindre à la feuille de présence

En fait, les seuls documents que vous devez conserver avec la feuille de présence sont les procurations ou pouvoirs que les associés ont donnés aux mandataires. En fait, ces pouvoirs peuvent concerner un membre de sa famille, un autre actionnaire ou une autre personne. Le mandat est établi clairement en précisant l’identité du représentant et la portée du mandat qui lui est confié : mandat pour telle assemblée, avec la date et le lieu de celle-ci, de quelle société, et pour quel type de décision avec en plus la mention suivante : «  Bon pour pouvoir ».

Sans ce document correctement rempli et formulé, le mandataire n’est pas autorisé à participer aux débats et aux votes.

La feuille de présence et les documents annexés seront joints au procès-verbal de l’assemblée.

Ces règles encadrant l’assemblée générale doivent être scrupuleusement respectées au risque sinon de voir toutes les décisions étant prises au cours de la réunion purement et simplement invalidées. Il faut donc être très vigilant et ne pas faire l’impasse sur la feuille de présence et respecter la manière de la rédiger. Les erreurs dans ce domaine peuvent nuire ou retarder la prise de certaines décisions pourtant cruciales pour le bon fonctionnement de la société. Il existe sur Internet des possibilités pour télécharger une feuille de présence d’assemblée générale, ce qui est très utile pour les sociétés débutantes par exemple.

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