Un entrepreneur ou une société doit conserver ses papiers pendant un délai déterminé, et ce même après la fermeture de son entreprise. Cela dépend de la fonction et du domaine (commercial, fiscal, juridique, social…) des pièces concernées. Pour chaque document, découvrez les délais de conservation à respecter pour ne pas être exposé à une sanction sous forme d’amende. Tout ce qu’il faut savoir sur « Combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ? ».
Pourquoi faut-il garder les papiers d’une entreprise fermée ?
Certes, il est préconisé de conserver les documents d’une entreprise, mais pour quelles raisons ? Les archives sont utiles aux entreprises afin de disposer en permanence des informations indispensables à son activité pour assurer une gestion efficace au quotidien.
Les archives sont des papiers qui servent à rendre plus simples les démarches administratives. Elles constituent également des preuves des droits et des obligations. Cela sert de garantie en cas de litige avec un salarié ou un fournisseur, par exemple.
D’autre part, si certains documents peuvent être éliminés au bout d’un certain temps, d’autres prennent une valeur historique. Ainsi, les archives d’une entreprise peuvent constituer une source historique des archives publiques et servent à enrichir les informations historiques, économiques, sociologiques d’un territoire donné.
Les durées légales de conservation des papiers d’une entreprise fermée
Documents civils et commerciaux
Les contrats commerciaux, les documents bancaires ainsi que les documents établis pour le transport de marchandise sont à conserver pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant une durée de 3 ans. La police d’assurance se garde 2 ans à partir de la résiliation du contrat. Le document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) est à garder 5 ans à partir de la fin de la protection. Le dossier d’un avocat se conserve également 5 ans à partir de la fin du mandat.
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés pendant une période de 30 ans.
Quant aux autres documents (factures clients ou fournisseurs, contrats conclus par voie dématérialisée, correspondance commerciale, bon de commande ou de livraison…), ils doivent être gardés pendant 10 ans.
Documents des ressources humaines
Le délai de conservation des papiers d’une entreprise fermée concernant les ressources humaines est de 5 ans. Le Code du travail, le Code civil et le Code de la Sécurité sociale définissent les durées maximales de conservation des fiches de paie, bulletins de salaire, contrats de salaire, primes indemnités, soldes de tout compte, registre unique du personnel (à compter du départ du salarié), informations relatives aux accidents du travail et à l’inspection du travail, informations relatives aux régimes de retraite.
Documents et pièces comptables
Les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…) doivent être conservés pendant 10 ans, au même titre que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison, de réception, facture client et fournisseur…). Et ce, à partir de la clôture de l’exercice.
Documents fiscaux
Selon l’article L102B du Livre des procédures fiscales, « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans ». Cela concerne l’impôt (sur le revenu ou sur les sociétés), les bénéfices industriels et commerciaux ou non commerciaux, les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises, la valeur ajoutée des entreprises, la taxe sur la valeur ajoutée…
Ce délai commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
A noter que les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte telle que fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…
Documents sociaux
Les statuts de la société sont à garder pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat…) se conservent pendant 10 ans.
Enfin, les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration sont à garder pendant une période de 3 ans.
Combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ?
Après une radiation ou une liquidation, il est indispensable de conserver les papiers d’une entreprise fermée. Et ce, en respectant les délais indiqués ci-dessus.
D’autre part, les statuts de k-bis de l’entreprise fermée doivent être conservés 5 ans, à compter de la radiation.
Les sanctions en cas de non-conservation des papiers de l’entreprise
Dans certains cas, ne pas conserver les papiers de son entreprise expose à des sanctions. Ainsi, la non-conservation des documents fiscaux (article 1734 du Code général des impôts) est sanctionnée d’une amende de 5000 €.
Gérer ses documents en ligne
En tant qu’entrepreneur, sachez qu’il est tout à fait possible de gérer ses archives de manière numérique pour éviter tout risque de perte. Il suffit de s’adresser à un service de stockage en ligne.
Pour un chef d’entreprise, il s’agit de diminuer le risque de pertes ou de dégradations, de posséder un accès et un classement plus facile et d’avoir la possibilité de partager des documents simplifiés.
CV et compte-rendu d’entretien : peut-on les conserver après la fermeture de son entreprise ?
Concernant les données sur les candidats au recrutement collectées lors d’un entretien d’embauche, elles peuvent être conservées après la fermeture d’une société. La CNIL recommande de ne pas garder ses papiers pendant plus de 2 ans après le dernier contact avec le candidat.
D’autre part, la CNIL stipule que « les informations demandées au candidat ont pour finalité d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat ».
Que faire des documents d’entreprise à jeter ?
Une fois passé le délai de conservation, et afin de ne pas vous encombrer, il est nécessaire d’envisager une destruction d’archives périmées. Il vaut mieux alors procéder à un broyage sécurisé en faisant appel à un professionnel. L’opération sera suivie d’un recyclage. Cela permet de s’assurer de la destruction totale des données, dans une démarche éco-responsable.
Le broyage peut être effectué par les archives départementales, qui travaillent dans la confidentialité. Et des entreprises proposent aussi ce service. Toutefois, il faut veiller à ce qu’elles soient sérieuses avant de collaborer avec elles.
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