Comment utiliser un logiciel de facturation pour alléger votre travail ?

Un logiciel de facturation est un programme informatique qui offre à toute entreprise l'occasion de réaliser des factures digitalement. Il peut aussi comporter différentes fonctionnalités regroupant tout ou une partie du processus commercial. Il est conçu pour faciliter la gestion des transactions marchandes d'une société. Cependant, comment utiliser cet outil pour alléger votre travail ?

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Quels sont les avantages d'un logiciel de facturation pour les entreprises de toutes tailles ?

D'après la page de Fasty Invoices, utiliser des applications dédiées à la création de factures en ligne permet à tout professionnel de se concentrer sur le cœur de son activité. D'ailleurs, voici les avantages de ce type de logiciel.

Centralisez les fiches clients

Se servir d'un logiciel de facturation permet de centraliser l'ensemble des informations sur les clients. Cela concerne notamment :

  • leur raison sociale,
  • leur adresse,
  • le taux de TVA applicable,
  • le numéro de TVA communautaire,
  • les conditions tarifaires, etc.

Il est alors possible de conserver la totalité des données renseignées et de les réutiliser en toute simplicité. Cet outil est également conçu pour fournir des fiches pré-remplies. Ainsi, l'entreprise peut bénéficier d'une unicité de l'information.

Réduisez le risque d'erreur

Le but de l'automatisation d'un processus est la simplification des tâches pour l'utilisateur. Grâce à cela, les erreurs de gestion deviennent moins fréquentes. Cela concerne notamment le report du taux de TVA applicable, l'usage des données client et le calcul des montants dus. Les fautes émises en cas de remise sont également amoindries. Par ailleurs, en conservant les traces de chaque étape de l'opération, il est possible d'éviter l'oubli de facturation d'un acheteur.

Respectez les dispositions légales

Les dispositions légales qui régissent le processus de facturation sont nombreuses et complexes. Utiliser un logiciel destiné à cet effet permet alors de suivre les règles en vigueur sans avoir à procéder à une veille juridique. Grâce à cette solution, l'entreprise respecte toutes les mentions légales obligatoires. Il s'agit, en l'occurrence, du taux de TVA, de la date d'émission, des délais de paiement, etc. Cet outil aide également à se conformer aux principes en termes de numérotation de factures. Par ailleurs, il contribue à conserver et à classer ces dernières via des options de stockage en ligne.

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Assurez une meilleure gestion

Ce type de logiciel permet d'établir des codes de facturation complexes et d'obtenir des statistiques précises sur de nombreux éléments. Il s'agit des ventes et des taux de transformation des devis sur les clients (nature, fréquence des commandes et délais de paiement). Cette solution contribue aussi à améliorer l'efficacité commerciale.

Offrez un gain de temps précieux

Les logiciels de facturation permettent d'économiser un temps précieux. Il est alors possible de réinvestir ce dernier dans des activités à forte valeur ajoutée. Cela s'explique notamment par la création de modèles de documents réutilisables. On peut aussi distinguer la quasi-instantanéité des envois informatiques ainsi que la transformation rapide des pièces. La synchronisation entre le logiciel de facturation et le logiciel de gestion comptable de l'entreprise figure aussi parmi ses principaux avantages.

Donnez une vision simplifiée de l'entreprise

Un tel outil permet de mettre en place des tableaux de bord simplifiés. Cela peut notamment se faire grâce à des indicateurs clairs et cohérents. Il s'agit du chiffre d'affaires, du volume des ventes, des délais moyens de paiement, etc. Ainsi, il est plus facile de suivre l'évolution de l'entreprise et d'identifier ses points forts ainsi que ses points faibles. La mise en place d'actions destinées à améliorer la stratégie et les résultats de cette dernière est également plus simple.

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Comment choisir le bon logiciel de facturation pour son entreprise ?

Il est important de choisir le bon logiciel de facturation pour profiter pleinement de ses avantages. Il convient donc de se baser sur les critères suivants.

Choisissez un logiciel de facturation adapté aux besoins de votre entreprise

Un logiciel de facturation peut gérer et éditer les factures selon les législations en vigueur. Il aide aussi dans l'édition des devis et la gestion des clients. Certains outils disposent de fonctionnalités supplémentaires intéressantes permettant de faciliter la gestion comptable de l'entreprise. L'idéal est alors de prendre en compte les besoins de cette dernière en matière de facturation avant de choisir le programme. Il s'agit ensuite de lister les fonctionnalités nécessaires.

La taille de l'entreprise implique également des besoins différents, donc cela influe sur le logiciel à utiliser. Pour une TPE ou une PME, il est préférable d'opter pour un logiciel tout-en-un. Ce dernier doit pouvoir gérer les devis, la facturation et la comptabilité. Pour une plus grande structure, un logiciel de facturation qui inclut la gestion commerciale et la comptabilité est l'idéal. Si l'entreprise fait déjà appel à un comptable externe, un outil avec des fonctionnalités basiques suffit.

Optez pour un outil conçu pour créer et gérer facilement les factures, et bien plus encore

Il s'agit de la fonctionnalité de base que tout logiciel de facturation possède. Cependant, celui-ci doit permettre une prise en main simple et rapide. Il aide également dans d'autres tâches, surtout si le dirigeant ne maîtrise pas le domaine de la comptabilité.

Utilisez un logiciel disposant d'une interface ergonomique et intuitive

Gérer les factures et les devis est un travail souvent ennuyeux et pouvant sembler complexe au premier abord. Certains logiciels disposent d'interfaces ergonomiques et intuitives rendant la tâche presque récréative. La solution regroupe sur une plateforme unique tous les outils nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.

Misez sur une solution avec la fonction recherche

Un logiciel avec un puissant moteur de recherche permet de retrouver facilement tous les fichiers et de gagner du temps. La dématérialisation, quant à elle, aide à classer les documents de l'entreprise intuitivement et sans difficulté.

En filtrant les analyses par client, par date ou par mot-clé, l'outil peut trouver rapidement les données comptables. En l'occurrence, il est conçu pour trier les clients, les factures et les devis par catégorie. Par ailleurs, il rassemble ces données par thème ou par type de prestation. Certains sont aussi dotés de barres de recherche multicritères pour permettre à l'utilisateur de repérer facilement les informations qu'il recherche.

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Comment utiliser un logiciel de facturation pour gagner du temps et de l'argent ?

Afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités du logiciel, il faut le paramétrer correctement. Il est également nécessaire d'entrer certaines informations et de configurer les profils d'utilisateurs. Vient ensuite la création de comptes clients avec les réglages nécessaires. Cela implique de mentionner leur dénomination sociale, leurs coordonnées ainsi que d'autres informations. Il s'agit du taux de TVA applicable ou des conditions de paiement négociées. Par la suite, il suffit de sélectionner le bon compte client au moment de la création d'une facture.

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Il faut aussi procéder à la création d'articles (bien ou services). Cela doit se faire en les décrivant et en inscrivant leur prix de vente et, éventuellement, un taux de TVA. Il suffit alors de sélectionner les bons articles à afficher dans ses factures sans avoir à les recréer à chaque fois.

L'étape suivante consiste à passer à la création des modèles de factures. Ici, il est possible de prendre des modèles vierges personnalisables. L'entreprise peut y ajouter son logo et adapter le contenu en fonction de son activité. Si celle-ci en exerce plusieurs ou si elle ne possède pas qu'une seule catégorie de clients, elle peut créer des modèles de factures différents.

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Comment utiliser un logiciel de facturation à son avantage ?

Un logiciel de facturation peut apporter bien plus que l'on ne peut le penser. Voici comment l'exploiter au maximum.

Utilisez le logiciel pour la digitalisation des factures

L'utilisation d'un tel logiciel permet notamment de digitaliser les factures. Ainsi, celles-ci sont accessibles grâce au cloud. Il est également possible de consulter et de trier les documents de l'entreprise en quelques clics n'importe où et n'importe quand. De plus, mieux vaut ne pas prendre le risque de perdre des dossiers précieux. À cet effet, il est préférable de se tourner vers ce type de solution qui permet de profiter de plus de sécurité.

Par ailleurs, ce programme offre un petit plus. Il rend possibles l'exportation des factures et leur envoi à un expert-comptable ou aux clients. Ainsi, il permet de gagner du temps et de l'argent tout en bénéficiant d'une gestion commerciale simplifiée.

Relancez des clients

Il est difficile de définir à l'avance si un acheteur sera en retard dans le règlement de sa facture. Le cas s'applique notamment si les travailleurs de l'entreprise jonglent avec plusieurs piles de dossiers. Un logiciel de facturation aide alors à être informé si un impayé survient, et automatise les relances. En effet, certains présentent une fonctionnalité de suivi du poste client. Grâce à cela, il est possible d'observer attentivement le recouvrement des créances. Selon les paramétrages du programme, l'envoi d'un email automatique en cas d'impayé est également faisable.

Calculez sa TVA

Grâce à un logiciel de facturation, il n'est plus nécessaire de calculer manuellement la TVA de l'entreprise. Si le dirigeant a engagé un expert-comptable pour gérer la tâche, il est possible de procéder au partage de l'accès au programme. Il pourra également garder un œil sur la comptabilité.

Suivez sa trésorerie en temps réel

Un logiciel de facturation aide à suivre les mouvements de la trésorerie de l'entreprise en temps réel. La totalité des entrées et sorties d'argent est automatiquement reliée aux factures de cette dernière. L'anticipation de la trésorerie devient alors un jeu d'enfant.

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