Toute entreprise facture des produits ou des services et il est important de savoir quelles sont les mentions obligatoires qui doivent figurer sur cette facture. Ces contraintes sont définies par le code de commerce notamment qui a considérablement évolué en 2019. Voici un récapitulatif pour réaliser vos factures selon les obligations fixées par la loi.
Les mentions générales obligatoires sur tous les types de factures
La numérotation de la facture
Le numéro unique basé sur une séquence continue est obligatoire, cela donne par exemple facture : 01,02,03… Si les conditions de l’exercice le justifient, il est possible d’émettre des séries distinctes, il est possible alors d’utiliser le préfixe de l’année 2020-XX ou par année et mois comme 2020-01-XX. Dans ce cas si vous avez 25 factures au mois de janvier, dont la dernière est le numéro 2020-01-025, celle du mois de février sera 2020-02-026. Ce numéro est présent sur toutes les pages.
La date d’émission de la facture
C’est la date à laquelle vous émettez votre facture qui est notée.
L’identité de l’acheteur
Vous devez noter le nom de ce dernier ou la dénomination sociale de la société, l’adresse du siège social de l’entreprise ou l’adresse du client si c’est un particulier.
L’adresse de facturation, seulement si celle-ci est différente du siège social.
L’identité du vendeur ou prestataire
- Le nom et le prénom de l’entrepreneur individuel suivi de la dénomination : EI ou Entrepreneur Individuel.
- La dénomination sociale de la société et son numéro de SIRET.
- Son numéro RCS : quand il s’agit d’un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation.
- Le numéro au répertoire des métiers pour un artisan : numéro SIREN, numéro RM et numéro du département d’immatriculation.
- L’adresse du siège social.
- Quand l‘entreprise est une société : la mention de sa forme juridique : EURL, SA, SAS, SARL, SNC et le montant de son capital social.
Si l’entreprise est seulement en cours d’immatriculation, la mention Siret en cours d’attribution est ajoutée un nom de la société.
Date de la vente ou de la prestation de service
C’est le jour effectif de l’exécution de la prestation ou de la livraison des marchandises.
Le numéro du bon de commande
Si l’acheteur a effectivement réalisé une commande.
Numéro individuel d’identification à la TVA que ce soit du vendeur ou du client si celui-ci est un professionnel qui est redevable de la TVA. Cela est valable pour toutes les factures dépassant le montant de 150 euros HT.
La désignation de la prestation ou du produit vendu
Il faut mettre la nature, la marque et la référence des produits ainsi que les matériaux et la main-d’œuvre dans le cadre de la prestation.
Le décompte des produits et prestations
Le décompte détaillé de chaque produit fourni ou prestation en termes de quantité et de prix. Cela est seulement facultatif quand le devis détaillé a été signé par le client au préalable.
Le prix catalogue
Cela concerne le prix unitaire hors TVA ou le taux horaire hors TVA dans le cadre des prestations.
La majoration éventuelle de prix
C’est le cas des frais de transport ou d’emballage, par exemple avec le taux de TVA applicable.
Montant total de la TVA
Si jamais deux taux de TVA différents sont applicables sur certains produits ou prestations, vous devez noter sur chaque ligne le taux de TVA correspondant.
Les réductions de prix
Toutes les remises, les rabais ou ristournes accordés à la date de la prestation ou de la vente sont notés à l’exclusion des escomptes déjà prévus sur la facture.
La somme totale à régler
Elle est notée en hors taxe et en toute taxe comprise.
La date du règlement
Celle-ci doit respecter les précisions suivantes :
- Les conditions d’escompte applicables en cas de paiement plus rapide que la date prévue et figurant dans les conditions de vente.
- Le taux de pénalités exigibles à partir du jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.
- Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.
La garantie légale d’une durée de deux ans minimum
La mention concerne les biens vendus en magasin et appartenant à ces catégories :
- Équipements informatiques
- Électroménagers
- Produits électroniques grand public
- Appareils photo
- Téléphonie
- Jeux et jouets y compris consoles de jeux vidéo
- Articles de sport
- Appareils possédant un moteur thermique ou électrique destinés au jardinage ou au bricolage
- Montres et produits d’horlogerie
- Articles de sport
- Articles d’éclairage
- Meubles
- Lunettes de soleil
Si vous ne respectez pas ces mentions, vous encourrez les amendes suivantes :
- Amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée à un quart de son montant.
- Amende de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. Cette amende est doublée dans le cadre des factures fictives, de complaisance ou en cas de défaut de facturation.
Bon à savoir :
Si l’opérateur économique est un particulier, le numéro de SIRET ou de SIREN n’est pas exigé.
Les mentions particulières dans certaines situations
Le règlement par carte bancaire et par chèque est accepté
Si vous êtes membre d’une association agréée : ce type d’association dispose d’un numéro d’agrément qui est différent de ses numéros d’immatriculation. L’agrément lui permet d’employer du personnel sous certaines conditions. Si le vendeur ou le prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée.
TVA non applicable, article 293 B du CGI
Quand le vendeur ou le prestataire bénéficie de la franchise en TVA, autoentreprise par exemple, la facture est en hors taxe.
Autoliquidation
Si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’une entreprise assujettie à la TVA, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui doit la déclarer : c’est ce que l’on appelle auto-liquidation de la TVA.
Assurance souscrite au titre de l’activité
Il faut ajouter les coordonnées de l’assureur ou du garant et la couverture géographique du contrat ou de la garantie. Cela concerne les artisans ou les micro-entreprises pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire.
Eco-participation DEEE
Achat de produits ou équipements électroniques, ou encore meubles.
Autofacturation
Si le client produit lui-même la facture à la place du prestataire ou du vendeur.
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