Encaissement d’espèces par une entreprise : le fonctionnement

Certaines entreprises sont parfois amenées à recevoir des paiements en espèces, dans ce cas, elles doivent respecter certaines règles qui régissent ces opérations. Voici les réponses à toutes les questions que vous pouvez vous poser en tant qu’entrepreneur !

Femme qui paye avec des billets euros
© istock

Quand une entreprise peut-elle refuser des paiements en espèces ?

En principe, en tant que professionnels qu’ils soient artisans, commerçants ou autres, vous avez l’obligation d’accepter le paiement en espèces quelle que soit la nature de leur activité. En cas de refus d’encaissement d’espèces par une entreprise, cette dernière s’expose à une amende de 150 euros.

À savoir : en revanche, une entreprise peut parfaitement refuser un paiement en chèque ou en carte bleue sans avoir besoin d’apporter de justifications qui seraient liées à son activité. En revanche, elle est tenue de respecter les règles en matière d’affichage des moyens de paiement.

Ce principe d’ordre général présente cependant des exceptions en matière d’encaissement des espèces par les entreprises. Il est possible de refuser ce mode de paiement dans certaines circonstances :

  • Les espèces ne sont pas des euros ;
  • Les billets ou les pièces ne sont pas en bon état ;
  • Le client veut régler sa facture au moyen de plus de 50 pièces de monnaie ;
  • Les pièces ou les billets semblent être faux ou douteux, à ce titre les commerçants peuvent se doter d’un appareil qui permet de repérer plus facilement les faux billets ;
  • Le client refuse de faire l’appoint, c’est-à-dire qu’il ne peut pas remettre à l’entreprise la somme exacte, en paiement d’un produit ou de la fourniture d’une prestation. Dans ce cas, si l’entreprise ne peut pas rendre la monnaie parce qu’elle n’en a pas, elle peut refuser ce moyen de paiement.
  • Le refus peut être justifié pour des raisons techniques ou d’ordre public : par exemple, un établissement de nuit peut refuser des espèces pour des raisons de sécurité. C’est valable si l’entreprise craint les risques de vandalisme ou d’attaques pour récupérer l’argent.
A ne pas manquer :  Le rôle des agences de notation dans l'évaluation du risque financier des entreprises

Attention : le prétexte du risque présenté par l’épidémie de Covid-19 ne peut pas justifier un refus de paiement en espèces par une entreprise, mais celle-ci est en droit de :

  • Refuser de remettre les espèces directement en main ;
  • Faire payer le client à une caisse spécialement dédiée.

Dans le cadre de l’achat et de la vente de métaux entre professionnels

Il existe une règle spécifique concernant l’encaissement d’espèces par une entreprise dans l’achat ou la vente de métaux. Si le professionnel désire vendre ou acheter des métaux ferreux ou non ferreux comme le cuivre, l’acier, le bronze, le fer, l’argent ou l’or, il est impossible de régler ces achats en espèces. L’entreprise cliente doit payer par carte bancaire, chèque barré ou virement bancaire.

Existe-t-il une somme maximum concernant le paiement en espèces ?

Il faut savoir qu’en dehors des règles évoquées précédemment, il existe aussi des limites concernant le paiement en espèces. En effet, vous devez refuser tous les paiements pour des sommes dont les montants dépassent 1 000 euros. Le plafond du paiement en espèces s’élève à 15 000 euros quand le paiement émane d’un touriste qui réside fiscalement hors de France.

Cette limite est également valable dans le cadre des transactions qui sont effectuées entre professionnels. Il faut également savoir que le paiement d’un salaire en espèces est possible à une condition que celui-ci ne dépasse pas 1 500 euros.

À noter : Sachez qu’il est impossible de contourner cette interdiction en passant par un paiement en espèces fractionné comme deux fois 800 euros pour régler la somme globale de 1 600 euros.

Attention : le Code pénal punit l’entreprise qui refuse un billet ayant cours de manière légale. Il n’est à ce titre pas possible de refuser les coupures supérieures à 100 euros.

A ne pas manquer :  Pourquoi et comment réduire le capital social d'une entreprise ?

Pour reverser les sommes reçues en espèces, l’entreprise doit effectuer un versement sur son compte en remplissant un bordereau de dépôt. En revanche, l’entreprise ne peut pas les déposer dans la boite aux lettres de la banque ou les envoyer par voie postale.

La caisse enregistreuse est-elle obligatoire pour pouvoir encaisser des espèces ?

En théorie, une entreprise n’est pas tenue de posséder une caisse enregistreuse pour accepter les paiements en  espèces. En pratique, ne pas en posséder devient vite très contraignant compte tenu des règles qui s’appliquent à ces opérations. Cela est dû notamment au fait que cette dernière doit remettre au client qui paye avec des espèces alors qu’elle n’a pas de caisse enregistreuse :

  • Un reçu dès que le montant de cette opération est supérieur à 25 euros.
  • Un reçu dès lors que le client le demande à l’entreprise.

Sur ce reçu doivent figurer les informations suivantes :

  • La date ;
  • La date et le lieu dans lequel la prestation a été réalisée ;
  • Le nom du client, hormis si celui-ci ne le souhaite pas et oppose un refus ;
  • Le nom et l’adresse du prestataire ;
  • Le prix hors taxe et TTC ;
  • Le service qui correspond à cette transaction.

Nous ne parlons là que des prestations de service qui sont les seules concernées par cette obligation.

Quand cela concerne la vente de biens, la délivrance du reçu n’est obligatoire que pour certaines professions, c’est le cas par exemple du boucher et du charcutier.

À lire aussi :