Quand vous créez votre entreprise, vous choisissez la date de clôture de votre exercice social. Cependant, au fil des années, il se peut que cette date ne soit plus en adéquation avec la nature de l’activité de la société. C’est pour cette raison que vous pouvez parfaitement changer cette date. Comment le faire ? Nos explications !
Comment choisir la date de clôture de votre exercice social ?
Avant de répondre à cette question, nous allons définir la notion d’exercice social.
Exercice social : définition
L’exercice social est également appelé exercice comptable. Il correspond à une période fixée à un an durant laquelle la société réalise un cycle complet d’activité économique. C’est pour cette raison que le choix de l’exercice est complètement lié à la nature de votre activité.
Le choix de la date de clôture de l’exercice social
En principe, le choix de la date d’arrêt des comptes est fait en toute liberté, à condition de respecter ces deux règles :
- L’exercice social doit être de douze mois : la durée peut être supérieure de manière exceptionnelle, mais ne doit jamais dépasser 23 mois. Elle peut également être inférieure à 12 mois, durant la première et la dernière année d’existence de la société ou quand la date de clôture change.
- La date choisie est fixe : la date est déterminée avec précision, par exemple 30 avril. Vous ne pouvez pas dire le dernier vendredi de tel mois qui reste une date flottante dans ce cas.
Dans le cadre des activités libérales relevant du régime des bénéfices non commerciaux, la date est obligatoirement le 31 décembre. C’est souvent le cas également dans les autres entreprises bien qu’il n’existe pas de caractère obligatoire. Chaque entreprise peut en effet fixer la date de clôture à sa convenance même si l’exercice porte sur 12 mois.
Ce choix repose sur différentes considérations propres à la saisonnalité de l’activité (par exemple une station de ski) ou au cadre et à l’environnement de l’entreprise (par exemple dans le cadre de la SCI familiale, la date est fixée pour arranger les différents membres qui en font partie).
La première année d’existence peut faire l’objet d’une clôture à la fin de l’année, même pour quelques mois d’exercice ou vous pouvez choisir d’intégrer cette période à l’année suivante.
Les grandes étapes de ce changement de date de clôture de votre exercice social
Changer cette date n’a rien d’impossible. Les motivations de cette décision peuvent être multiples : elle peut permettre de choisir une date plus adaptée au cycle d’exploitation de l’entreprise. Elle peut également être prise par souci d’adaptation à la saisonnalité de l’activité qui existe par une adjonction d’activité, par exemple. Si vous aviez une activité principale qui fonctionne toute l’année sur le même rythme et que vous ajoutez une seconde activité plus saisonnière, alors vous pouvez parfaitement calquer la date de clôture sur cette seconde activité.
Il faut cependant savoir que cette opération est possible seulement si deux conditions sont réunies :
- La décision sera absolument prise avant l’expiration de l’exercice en cours.
- La décision doit être prise avant l’expiration de la nouvelle date de clôture.
Les démarches à effectuer ne sont pas les mêmes selon la forme juridique de l’entreprise. Elles varient surtout entre entreprise individuelle et société, comme vous pouvez le constater. Elles sont évidemment plus simples dans le cadre de l’entreprise individuelle.
Dans le cas d’une société
Vous devez respecter quatre étapes :
L’assemblée générale
Vous devez faire approuver le changement de date de clôture par l’ensemble des associés par le biais d’une assemblée générale. Si vous êtes en EURL ou SASU, l’associé unique prend cette décision. Un procès-verbal est alors dressé.
En revanche, en SARL ou SAS, c’est au cours d’une assemblée générale extraordinaire que sera prise cette décision selon les formalités qui ont été prévues et sont inscrites dans les statuts : quorum, majorité de convocations, majorité, etc.
Une fois que ce projet a été voté, il est temps de modifier les statuts de votre société ou entreprise en mettant à jour l’article qui concerne l’exercice social.
Il faut savoir que cette démarche est identique, quelle que soit l‘année durant laquelle vous décidez de modifier la date de clôture de l’exercice social.
L’insertion au journal d’annonces légales
Ce changement n’est pas obligatoirement publié dans le journal d’annonces légales, mais il existe une exception : si l’avis publié lors de la création de l’entreprise mentionnait la date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable, alors vous devez publier ce changement de date de clôture.
Dans tous les cas, cela permet d’en informer les tiers.
La déclaration
Elle se fait à l’aide du formulaire M2 que vous pouvez simplement télécharger à partir du site Internet du service public. Une notice est proposée pour vous aider à le compléter. Il est daté et signé par le représentant légal de la société ou une personne qui est mandatée pour le faire à sa place.
Le dépôt au greffe du tribunal de commerce
Cette modification doit être déposée au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société. Il faut l’accompagner de certains documents :
- L’exemplaire du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire ou de l’associé unique, actant ce changement.
- Le formulaire M2 ou Cerfa n°11682*04, dûment complété et signé.
- L’exemplaire des statuts qui ont été mis à jour, daté et signé et certifié conforme.
Dans le cadre de l’entreprise individuelle
L’entreprise individuelle est soumise au régime des bénéfices industriels et commerciaux, elle peut alors changer la date de clôture de l’exercice comptable. Les démarches sont simples.
Vous envoyez seulement un courrier au service des impôts du lieu où est situé le siège social en indiquant la nouvelle date de clôture.
Il faut évidemment indiquer les informations suivantes : nom, numéro Siren, adresse du siège social et vos coordonnées pour permettre au service de vous contacter si besoin.
Les délais de traitement par certains services des impôts peuvent être très longs, il est préférable de bien penser à anticiper cette demande, en envoyant votre lettre plusieurs mois avant la date de clôture que vous avez choisie.
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