Comment utiliser le vote électronique en assemblée générale ?

L’assemblée générale est une étape obligatoire pour les sociétés, elle permet de réunir associés ou actionnaires qui prennent les grandes décisions pour l’entreprise. C’est le cas des modifications des statuts ou de l’approbation des comptes par exemple. S’il est impossible d’organiser une AG en présentiel, le vote électronique est alors nécessaire. Voici comment procéder dans ce cas !

Vote électronique
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Assemblée générale et vote électronique : que dit la loi ?

L’assemblée générale permet aux associés ou actionnaires de voter des décisions qui impactent la vie de l’entreprise. Il existe deux types d’assemblées générales :

  • L‘assemblée générale ordinaire : c’est au cours de celle-ci que sont votées les décisions qui sont limitées à la gestion de l’entreprise et qui n’ont pas pour conséquence la modification des statuts. Cette assemblée a lieu une fois par an au moins dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable.
  • L’assemblée générale extraordinaire : les associés et actionnaires votent des résolutions qui impliquent une modification des statuts de la société : augmentation du capital social, modification de la forme sociale de l’entreprise, fusion… Cette assemblée se déroule de manière ponctuelle seulement.

Il faut savoir que ces deux types d’assemblées générales peuvent être organisées à distance par visioconférence et avec le vote électronique. Cependant, il faut que cette option soit prévue par les statuts pour être incontestable.

À savoir : dans le cadre de la SARL, l’assemblée générale en visioconférence n’est pas autorisée dès lors que celle-ci doit approuver les documents comptables de cette dernière.

Une fois que le vote électronique s’est dûment déroulé et que l’assemblée générale est terminée, il faut alors dresser le procès-verbal, comme dans le cadre de l’AG classique. Celui-ci mentionne les échanges ainsi que les résolutions ayant été votées. Chaque incident technique doit être présent et signalé dans le procès-verbal.

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Les conditions du vote des associés ou actionnaires dans une assemblée générale ne se tenant pas en présentiel sont déterminées par le dirigeant de la société ou par ses statuts. Il peut s’agir d’un vote par :

  • téléphone ;
  • visioconférence ;
  • vote électronique (via une solution en ligne spécialisée).

Si les conditions d’exercice du vote électronique en assemblée générale sont simples, il faut cependant se poser la question de l’intérêt pour votre société ou pour vos associés ou actionnaires.

Le vote électronique et sa mise en place

Il est important d’organiser une assemblée générale à distance de manière sécurisée, d’autant plus si vous passez par le vote électronique. Ces outils sont attractifs, car ils permettent de redoubler d’efficacité et de gagner du temps. En effet, ce procédé évite le comptage à main levée ou le dépouillement.

Concrètement, chaque associé dispose d’un boîtier de vote spécialement conçu pour les assemblées générales. Chaque boîtier apporte la preuve nominative de la participation du membre de l’assemblée. Cependant, le boîtier permet également d’être activé en mode secret si c’est nécessaire.

De plus, quand vous utilisez le boîtier électronique, le quorum ou les majorités d’assemblée générale sont calculés automatiquement. Autre atout de cette méthode : le procès-verbal est généré automatiquement.

Attention : si ces solutions peuvent être très utiles pour le vote d’une résolution en assemblée générale, faites attention aux outils que vous utilisez, il est préférable de se tourner vers des modèles qui ont fait preuve de leur efficacité. C’est encore plus indispensable quand vous voulez organiser un vote en assemblée générale par le biais d’Internet. Il faut utiliser ces nouveaux outils avec beaucoup de prudence, afin d’éviter toute contestation de la validité du vote durant l’assemblée générale.

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Maintenant, vous savez tout sur le vote électronique en assemblée générale. Si cette alternative dématérialisée offre de nombreux atouts, il faut également tenir compte de ses limites. Vous pouvez également faire le compte-rendu de cette assemblée par vous-même pour plus de précision.

Le vote électronique et le RGDP

Depuis mai 2018, le système de vote en ligne n’est plus déclaré à la CNIL, mais il faut vous conformer aux règles du RGDP et à la législation du vote électronique. Ces nouvelles obligations sont en corrélation directe avec l’entrée en vigueur du RGP pour la protection des données. Il faut donc prendre certaines mesures pour s’y conformer :

  • Vérifier si vous devez ou non faire une analyse d’impact sur la protection de vos données ;
  • Faites appel à votre délégué à la protection des données si vous en avez un ;
  • Mettez en place les systèmes de sécurité adaptés ;
  • Informez clairement les électeurs des conditions de traitement des données.

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