Comment convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle ?

L’assemblée générale annuelle est une obligation dans la vie d’une société, il faut donc convoquer les différents membres, associés ou actionnaires. La convocation est entourée par la loi et elle doit respecter des règles bien précises pour être légalement recevable. Explications !

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Convocation des associés dans le cadre de la SARL

Dans les SARL, c’est généralement le gérant ou une personne désignée qui s’occupe de cette convocation. La convocation est transmise au moins 15 jours avant la date de l’assemblée, il se peut cependant que les statuts de la société prévoient un délai plus long. Cela permet aux associés et aux actionnaires de s’organiser pour être présents ou de désigner un mandataire. Normalement, la convocation est envoyée en lettre recommandée, cependant la règle peut varier :

  • Les statuts peuvent exiger que les convocations soient transmises par lettre recommandée avec accusé de réception.
  • Il est également possible de proposer l’envoi de la convocation par voie électronique. Dans ce cas, l’associé doit donner son accord au moins 20 jours avant la date de l’assemblée. Sans accord, la convocation sera envoyée par courrier en recommandé.
  • La convocation verbale est possible, mais en pratique elle est déconseillée parce qu’elle ne laisse aucune trace et qu’elle peut être remise en cause.

La convocation doit contenir les éléments suivants :

  • Les mentions qui permettent d’identifier la société : adresse du siège social, numéro d’identification, dénomination sociale, etc.
  • La date, le lieu et l’heure de l’assemblée générale.
  • Son ordre du jour.
  • Les modalités qui encadrent la représentation des associés.

Certains documents sont transmis avec la convocation :

  • Les comptes annuels et les comptes consolidés si nécessaire.
  • Les textes des projets de résolution.
  • Le rapport de gestion et le rapport de gestion du groupe.
  • Le rapport des commissaires aux comptes : rapport sur les conventions réglementées, rapport sur les comptes annuels, et rapport sur les comptes consolidés, si nécessaire.
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La convocation à l’assemblée générale dans une SAS

En ce qui concerne les SAS, ce sont les statuts qui déterminent :

  • L’organe chargé de convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle ou ordinaire.
  • Les mentions relatives à la société comme le numéro d’identification, la dénomination sociale et l’adresse du siège social.
  • Les modalités qui prévalent lors de l’envoi de la convocation à l’assemblée : voie électronique, lettre recommandée, lettre recommandée avec accusé de réception, lettre simple, etc. Il faut savoir que dans le cadre des sociétés par actions, la convocation verbale est interdite.

La convocation doit comporter certains éléments obligatoires :

  • La date, l’heure et le lieu de la réunion.
  • Les mentions relatives à la société : dénomination sociale, forme juridique, montant du capital social, adresse du siège social, numéro d’identification et RCS.
  • La nature de l’assemblée concernée : extraordinaire ou ordinaire.
  • L’ordre du jour de cette réunion.
  • Les modalités permettant de poser des questions par écrit.
  • Les modalités de vote à distance.

Les documents à joindre à la convocation :

  • Le rapport de gestion et le rapport de gestion du groupe si besoin.
  • Les comptes annuels et éventuellement les comptes consolidés.
  • Les textes concernant les projets de résolution.
  • Le rapport des commissaires aux comptes ou si besoin le rapport du président quand la SAS n’a pas de commissaire aux comptes.

La convocation à l’assemblée dans le cadre des sociétés civiles

Les associés sont convoqués par le gérant 15 jours au moins avant la date prévue pour l’assemblée.

La convocation est accompagnée de certains documents dans le cadre de l’assemblée générale annuelle, il s’agit : des comptes annuels, des textes des projets de résolution, du rapport de gestion du gérant, du rapport sur les conventions réglementées ou du rapport du commissaire aux comptes, le cas échéant.

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La convocation à l’assemblée générale dans les autres sociétés

Dans les SNC, il n’existe aucune règle quant à l’envoi de la convocation, son délai ou les formalités. Il faut donc réaliser la convocation en respectant ce qui est prévu dans les statuts de la société. Le Code du commerce impose de toute façon un délai de 15 jours au moins pour l‘envoi de la convocation.

Dans les SA ou sociétés anonymes : les actionnaires doivent être prévenus au moins 15 jours avant la date prévue de l’assemblée si c’est la première assemblée et au moins 10 jours avant, si c’est la deuxième assemblée. Elle est envoyée par lettre recommandée ou par voie électronique après avoir obtenu l’accord des actionnaires. Le commissaire aux comptes est convoqué en respectant le même délai, par lettre recommandée avec accusé de réception.

La lettre de convocation à l’assemblée générale annuelle doit réellement respecter le formalisme exigé par les statuts ou par la forme juridique de la société. C’est important pour que des incohérences ou des défauts dans les règles ne soient à l’origine d’une éventuelle action en nullité. Tout est très important pour garantir un déroulement sans problème.

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